Командировка дистанционных работников

Нужно отчитаться

После возвращения из командировки сотрудник представляет авансовый отчет (форма № АО-1). К бланку прикрепляются все документы, которые подтверждают затраты. Во время поездки сотрудник должен сохранять все счета, билеты и другие расходные документы.

Правила возмещения затрат прописываются в коллективном договоре или в местном нормативном акте компании. Работнику дается три дня для представления авансового отчета, а также отчета о сделанном задании.

У дистанционного сотрудника отсчет времени начинается с момента возвращения на постоянное рабочее место. Подготовленные отчеты можно отправить на электронную почту. А вот подлинники, которые подтверждают командировочные расходы, посылаются работодателю в виде заказного письма с уведомлением.

Возмещение командировочных расходов освобождается от начисления НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Это же правило распространяется и на дистанционных работников. Компенсация расходов также освобождается от страховых взносов.

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в статье 166 Трудового кодекса.

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945).

Узнайте к чему:  Выйти с больничного или из больничного как правильно писать

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример

ООО «Морской бриз» (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 года директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В Положении о командировках ООО «Морской бриз» указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

Командировка дистанционных работников

— на авиабилеты — 10 095,56 руб. (в том числе НДС — 1540 руб.);

— на оплату проживания в гостинице 25 304,45 руб. (в том числе НДС — 3860 руб.)

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку?

Решение

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51— 45 000 руб. — перечислен аванс работнику перед направлением в командировку;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71— 7000 руб. (700 руб. ? 10 дн.) — учтены в составе расходов суточные за 10 дней командировки;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71— 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. – 1540 руб.) (25 304,45 руб. – 3860 руб.)] — учтены в составе расходов затраты на покупку авиабилетов и оплату проживания в гостинице за вычетом НДС;

Командировка дистанционных работников

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71— 5400 руб. (1540 руб. 3860 руб.) — отражен «входной» НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19— 5400 руб. — принят к вычету «входной» НДС;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71— 2599,99 руб. [45 000 руб. – (7000 руб. 30 000,01 руб. 5400 руб.)] — перечислен работником неиспользованный остаток.

Узнайте к чему:  Проверки в сфере защиты персональных данных работников

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Редакция журнала «Зарплата»

Подготовка к поездке

Дистанционным работникам иногда приходится отправляться в командировку. Например, работодатель вызывает в головной офис, который находится в другом городе. Как же правильно оформить эту поездку? Любая командировка начинается со сбора документов. Для ее оформления необходимо заполнить определенные бланки:

  • Приказ об отправлении в командировку (форма № Т-9).
  • Удостоверение (форма № Т-10).
  • Рабочее задание и отчет о выполнении (форма № Т-10а).

Командировка дистанционных работников

Перед поездкой сотруднику обязательно выдается аванс. Для удобства денежную сумму можно перевести на банковскую карту, на которую начисляется зарплата. Длительность командировки определяет директор компании.

Компенсация командировочных расходов

— оплату проезда и найма жилого помещения;- суточные; — другие расходы, произведенные с ведома или разрешения администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в пункте 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291.

Есть исключения

Однако не всех дистанционных сотрудников можно отправлять в командировку. Для некоторых категорий граждан необходимо предоставление личного письменного согласия. Причем поездка не должна быть запрещена по медицинским показаниям. К таким работникам относятся:

  • Несовершеннолетние лица.
  • Работники, с которыми заключены ученические договоры.
  • Беременные женщины.
  • Женщины с детьми до трех лет.
  • Одинокие родители с детьми до пяти лет.
  • Сотрудники с детьми-инвалидами.
  • Работники, которые ухаживают за больными родственниками.
Узнайте к чему:  Образец обращения к губернатору по газификации

Перед направлением таких категорий сотрудников в командировку необходимо их письменно оповестить о возможности отказаться от поездки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector