Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Объяснительная записка — образец

Кому она нужна и чем опасна

Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнение или ненадлежащем выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации. На ее основе руководство определяет:

  • прекращение претензий;
  • прощение сотрудника либо устное предупреждение;
  • дисциплинарное взыскание.

Рассмотрим последний случай.

Трудовой кодекс РФ (статья 192) разрешает дисциплинарные взыскания в виде:

  • замечания,
  • выговора,
  • увольнения.

Другие наказания (в т.ч. «штрафы») работодатель использовать не вправе. При этом он может прописать во внутренних документах фирмы влияние этих санкций на премиальные.

Работодатель вправе уволить сотрудника (п. 5 ст. 81 ТК РФ) в случае неисполнения им трудовых обязанностей без уважительных причин, при уже имеющемся неснятом дисциплинарном взыскании по такому же поводу. Срок действия последнего – 1 год.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. По фактам, которые обнаружены в ходе ревизии, аудиторской или финансовой проверки, этот срок удлиняется до 2 лет.

Объяснительная записка – составная часть процедуры, которая может иметь далеко идущие и неприятные последствия для сотрудника. Их можно уменьшить, если подготовить документ правильно.

Правила оформления

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

  1. Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
  2. При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
  3. Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
  4. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
  5. Документ всегда составляется от первого лица.
  6. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
  7. В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Как написать объяснительную записку

Как отмечено выше, законодательством не установлена форма объяснения работника о совершенном им нарушении. Не установлены и требования к объяснительной. Но, исходя из сути этого документа, в нем должны быть отражены:

  • данные нарушителя (И.Ф.О., должность);
  • дата составления документа;
  • суть нарушения;
  • обстоятельства, при которых нарушение совершено;
  • причины проступка.

Объяснительная (образец приводим к данной статье) составляется от первого лица в одном экземпляре. Так как этот документ составляется работником, то работодатель не вправе диктовать его текст и настаивать на включении в него каких-либо обстоятельств.

Объяснительная может быть написана от руки или с использованием компьютерной техники.

Если работник не совершал проступка, но работодатель считает, что в случившемся инциденте есть вина работника, то работник должен подробно описать в своей объяснительной те факты, которые могут подтвердить:

  • отсутствие вины;
  • отсутствие нарушения (совершенное не касалось его трудовых обязанностей).

Могут быть указаны свидетели случившегося (если такие есть).

Работник, которого обвиняют в проступке, должен не поддаваться требованиям руководителя или других сотрудников писать какой-либо иной текст.

Работник может быть наказан за нарушение только не позднее месяца. Поэтому если работодатель просит написать объяснительную о нарушении после одного месяца, то в ней работник должен указать точную дату проступка, даже если работодатель требует её изменить.

В ситуациях, когда объяснительная записка не написана (при отказе от ее написания), работодателем составляется соответствующий акт.

В нем следует отразить:

  • наименование (Акт об отказе писать объяснительную);
  • данные о сотруднике («отказнике»), с указанием его инициалов, должности, наименования предприятия/организации;
  • данные о лицах (не менее 2-х), присутствующих при составлении акта с указанием их ФИО и должностей;
  • описание ситуации, ставшей основанием для требования объяснений с работника-нарушителя со ссылкой на статьи ТК РФ;
  • иные сведения, например, когда сотрудником дано объяснение своего отказа от написания записки, то этот факт требует отражения в акте;
  • дата составления документа;
  • подпись лица, составившего его.
Узнайте к чему:  Договор на монтаж апс и опс

На написание объяснительной работнику дается 2 дня (рабочих), в противном случае составляется упомянутый акт об отказе, на основании которого к нему могут применяться меры дисциплинарного воздействия.

Не все знают, как написать объяснительную записку в случае допущения нарушений трудового распорядка, невыполнения рабочего задания, распоряжений руководства и т.п., хотя особых стандартов для нее не предусмотрено.

Как правильно написать объяснительную записку? Для этого следует руководствоваться определенными правилами, среди которых:

  • написание документа от 1-го лица;
  • соблюдение делового стиля изложения;
  • краткость, логичность, достоверность, последовательность излагаемой информации.

Заверяется объяснение личной подписью сотрудника, допустившего проступок, и проставляется дата написания таковой. На ее основании руководитель должен принять решение о наложении дисциплинарного взыскания или в отказе от такового.

Можно ли отказать начальству и не писать объяснительную? Да, можно. Работник имеет такое право. Действия администрации по принуждению к этому считаются незаконными.

С другой стороны, отсутствие письменного объяснения не поможет сотруднику избежать дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). Работодатель оформит акт об отказе. Подпись ответчика в нем не обязательна. Процедура наложения взыскания пойдет дальше.

Предоставленная же объяснительная записка документально зафиксирует имеющиеся у работника уважительные причины происшествия. Она не позволит администрации толковать его действия по собственному усмотрению. Сотрудник лучше разберется в уязвимых местах своей позиции.

За опоздание

Для того чтобы с помощью объяснительной попытаться смягчить наказание необходимо придерживаться следующих правил:

  • не отказываться от дачи письменных объяснений – их отсутствие не может служить основанием для запрета наказать работника;
  • излагать события и факты как можно подробнее, но при этом в тексте должны быть приведены только достоверные сведения;
  • если есть дополнительные оправдательные документы, то их можно приложить к объяснительной.

Тем не менее,  решение о наложении взыскания и его вид будет приниматься работодателем, и будет зависеть от тяжести совершенного проступка.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

  • наименование организации, структурного подразделения;
  • адресат, зачастую руководитель организации;
  • адресант, то есть непосредственный нарушитель;
  • наименование вида документа;
  • регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
  • текст документа;
  • дата написания;
  • подпись составителя.

Возможные примеры и образцы текста как написать объяснительную записку

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

  1. Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
  2. Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

  1. В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
  2. Под адресатом указывается должность и имя составителя.
  3. Ниже указывается название документа.
  4. В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
  5. В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Установленных законом стандартов оформления письменного объяснения нет. Достаточно соблюдать минимум общих правил подготовки документов.

Записка готовится на листе формата А4. Она может быть написана от руки или набрана на компьютере.

Вверху листа, в правой части, в столбик указывается, кому и кем направлен документ. Получатель – лицо, затребовавшее объяснение. Приводятся его должность, фамилия, инициалы. Работник пишет свое подразделение, должность, полные Ф. И. О.

На несколько строк ниже, по центру, указывается наименование документа – объяснительная записка. Далее следует текст объяснения.

Затем проставляются начертанные рукой должность, личная подпись, инициалы и фамилия работника. Указывается дата составления записки. Сотрудник вправе приложить документы, подтверждающие его информацию.

Объяснительную следует зарегистрировать в канцелярии, получив копию или 2-й экземпляр записки с соответствующей отметкой. Это защитит от возможных неправомерных действий администрации.

Возможные примеры и образцы текста как написать объяснительную записку

Объяснительную записку следует писать из расчета, что в итоге она попадет на стол судье. Цель автора – четко охарактеризовать себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу, предусмотренную трудовым договором.

Текст записки – лаконичный. Необязательная информация может вызвать у начальства ненужные вопросы. Неуместны шутки и просторечные выражения. Тон повествования – уважительный. Если разбирательство дойдет до суда, реноме хама не поможет выиграть дело. Изложение ведется в хронологическом порядке от первого лица.

Узнайте к чему:  Изменение условий труда: когда работник может отказаться?

В записке рекомендуется:

  • подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
  • описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
  • охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
  • привести свидетелей;
  • выразить мнение о привлечении к ответственности;
  • описать отношение к дальнейшей работе.

Главное содержание объяснительной записки – информация о причинах действий сотрудника, имевших негативные последствия для работодателя. Основная рекомендация: вспомнить, найти все оправдывающие обстоятельства и не стесняться их приводить.

Особенности объяснительной записки об ошибке на работе

Грамотно составленная записка поможет сотруднику отчитаться перед работодателем за неверно выполненную работу. В случае если предоставленные доводы окажутся достаточно убедительными, работодатель может вообще снять ответственность с работника. Рассмотрим ряд особенностей написания данной записки:

  1. Написание объяснительной записки – ответственность не только сотрудника, но и работодателя. Дело в том, что без этой записки работодатель не может наложить взыскание.
  2. Работодателю необходимо установить все обстоятельства причиненного ущерба: это также обязывает обе стороны к написанию объяснительной записки.
  3. Записка пишется деловым языком – литературным или научным стилем без разговорной лексики. При этом записка составляется от первого лица.
  4. Не нужно пытаться солгать, описывая ситуацию. Если в ней было задействовано несколько лиц, то написать объяснительную записку придется каждому, поэтому правда наверняка выяснится так же, как и ложь.

Четких правил, описывающих порядок написания объяснительной записки об ошибке на работе, нет. Однако рекомендуется набирать текст на компьютере, а не писать от руки. Это будет проще и для сотрудника, и для работодателя.

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить дисциплинарное взыскание. Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

Причины ошибки

Рассмотрим частые варианты.

  1. Высокая нагрузка – следствие пика работ, неполного персонала. Объяснение хорошо тем, что переносит ответственность на работодателя. Подходит для некрупного подразделения. Не работает в большом коллективе, работающем в одних условиях (хотя бы формально). Начальство ревностно охраняет свою непогрешимость в распределении нагрузки. Если нежелательна репутация ленивого склочника – лучше найти другие причины.
  2. Мало опыта – работает в случае молодого специалиста.
  3. Плохое самочувствие – может служить оправданием. Сотруднику стоит подчеркнуть, что он работал в таком состоянии из-за заботы о предприятии, продолжении его ритмичной деятельности.
  4. Личные, семейные обстоятельства – может помочь, если причина серьезная. Злоупотреблять этим средством не стоит.
  5. Неясно написанный, противоречивый пункт должностной инструкции, позволивший неверную трактовку. Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.

Желательно при написании объяснительной записки соблюдать установленный порядок. Он состоит в формализованном формате создания любых документов. Рассмотрим данный порядок более внимательно:

  1. Написание шапки. Шапка документа прописывается в верхнем правом углу. В ней следует указать должность и ФИО того, кому вы адресуете записку, а также аналогичные собственные данные.
  2. Заголовок. После шапки сразу пишут “Объяснительная записка”.
  3. “Тело” объяснительной. Здесь максимально подробно укажите все нюансы произошедшей ситуации. Все описанное должно быть указано максимально точно – используйте временные указатели и даты. При возможности подкрепите указанные обстоятельства доказательными фактами. Событие нужно не просто описывать, но и пояснить, то есть создать своего рода “оправдание” для произошедшего.
  4. Дата и подпись сотрудника. Это последний этап написания записки. Дата написания записки ставится в нижнем левом углу, роспись – в нижнем правом.

Приложения к записке

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Что это за документ

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.

Объяснительная записка пишется в свободной форме, поскольку законодательно для нее не предусмотрена унифицированная форма.

На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.

Узнайте к чему:  По договору купли-продажи продал машину, но налоги и штрафы продолжают приходить

В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.

Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.

Происходит это в следующих случаях:

  • работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
  • при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

Объяснительная записка — образец

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.

Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.

Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).

Служебная записка пишется в двух случаях:

  • письменный запрос работодателя;
  • устное распоряжение руководителя.

Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.

Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.

Объяснительная записка пишется в любых случаях, когда работодатель считает нужным запросить у сотрудника объяснения по тому или иному поводу.

Самые распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной по факту выявленных нарушений:

  • опоздание на работу;
  • уход с рабочего места раньше положенного срока;
  • прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
  • появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
  • нецензурные выражения в адрес других сотрудников или клиентов компании;
  • ошибки, совершенные при выполнении должностных обязанностей;
  • систематическое нарушение должностной инструкции.

Этот список является далеко не исчерпывающим.

Порядок передачи

Порядок написания объяснительной записки и передача ее для рассмотрения включает следующие этапы:

  1. Получение работником требования о даче объяснений по тому или иному поводу.
  2. Написание письменных объяснений в течение 2 дней.
  3. Передача объяснительной в приемную руководителя или непосредственно комиссии, проводящей расследование.
  4. Рассмотрение всех фактов, изложенных в документе.
  5. Принятие решения о наказании.

Инстанции, которые проходит служебная записка в делопроизводстве организации практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы написанные сотрудниками (заявления, докладные и служебные записки).

Объяснительные записки оформляются по тем же правилам делопроизводства, что и остальные документы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector