Составление и оформление справочно-информационных документов — Студопедия

Помощь: составление и оформление справки

Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата: — внутренней или — внешней. В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7).

Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И. И.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского институтадокументоведения и архивного дела, кандидат исторических наук Приложение 1 Пример оформления внешней служебной справки об отсутствии задолженностипо коммунальным платежам Государственный герб Республики Беларусь Дэпартамент па архiвах i справаводству Мiнiстэрства юстыцыi Рэспублiкi Беларусь Установа «Беларускiнавукова-даследчы iнстытут дакументазнаўства i архiўнай справы» (БелНДIДАС) ДАВЕДКА 05.07.

2006 № 1-18/115 г.Мiнск Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстицииРеспублики Беларусь Учреждение «Белорусскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивногодела» (БелНИИДАД) СПРАВКА г.

Минск Об отсутствии задолженности по коммунальным платежам Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Начальнику отдела финансирования Тарасик Т.Г.Средний месячный заработок Макарова Романа Анатольевича составляет │ │ 58 336 руб. 00 коп.

(пятьдесят восемь тысяч триста тридцать шесть │ │ рублей 00 коп.). │ │ В соответствии с графиком отпусков ЗАО «Стройкомплект» Макарову │ │ Роману Анатольевичу предоставляется часть ежегодного оплачиваемого │ │ отпуска с сохранением должности с 09.12.2013 по 29.12.2013.

Ю. Мухина │ │ └───────────────┘ │ │ │ │ И. К. Комаров │ │ 7 (562) 567-89-01, доб. 111 │ │ I. [email protected]

Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы: В аннотации кратко излагается суть основного документа.

Составление и оформление справочно-информационных документов — Студопедия

Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.

В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией. Каждый раздел принято делать с новой страницы.

Узнайте к чему:  Образец приказа на сверхурочные работы 2019

В виде брошюры документ оформляется только после утверждения руководителем.

Из реквизитов делового письма в справке присутствуют:

  • Регистрационный номер, дата
  • Текст
  • Отметка об исполнителе
  • Подпись
  • Все справочные данные об организации, которые входят в шапку фирменного бланка
  • При необходимости — приложения
  • Адресат
  • Заголовок к тексту справки

Разберем тему письма.

Ее можно и не указывать, в том случае, если текст справки является объемным, рекомендуем сформулировать тему и указать ее, как в обычном письме, например: О подготовке объектов к осенне-зимнему сезону Дата регистрации справки – это день подписания ее директором.

Заголовок к тексту этого письма очень простой: СПРАВКА. Указывается он прописными буквами, возможно – полужирным шрифтом и по центру строки.

Данные вносят поэтапно, используя логическую последовательность, обоснование, прогнозы, советы, выводы и точность в сведениях.

Применяются собственные и дополнительные источники.

Информационно-справочные документы

С образцами разных видов справок можно ознакомиться здесь.

Важно! Общего стандарта по составлению аналитической справки нет, даже несмотря на предлагаемые положения ГОСТа. Вышеуказанную структуру считают ориентировочной (примерной).

К требованиям по оформлению аналитического документа относят:

  1. логичность и последовательная подача информации (предварительно можно сделать запрос);
  2. аргументы (методики, сопоставления, факты);
  3. стандарты ГОСТа к официально-деловой информации;
  4. четкость построения и нацеленность на результат;
  5. наличие оценки.

К требованиям ГОСТа относят: шрифт 12; расположение текста только на одной стороне; распечатку с помощью листов А4; соблюдение полей:3 см слева, 1,5 см справа и по 2 см вверху и внизу.

Бэкграундер — вид письменного материала, цель которого — сообщить информацию об истории возникновения и развития компании, дать дополнительные сведения по какому-либо поводу или ситуации, которые связаны с деятельностью организации в настоящее время.

Хотя бэкграундер не имеет персонального обращения, пишется он очень часто для журналистов, для тех, кто собирается писать об организации, и именно бэкграундер призван обеспечить такого журналиста полной и точной информацией.

За основу берется доступная всем информация. В аннотации кратко излагается суть основного документа.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК Когда нужно оформить именно справку?

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

— структура текста и стиль изложения; — подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера; Правильно оформляем реквизиты Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Узнайте к чему:  Оформление завещания на все имущество

Пример 1.

Как называется?

Где можно найти образец. Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов.

В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. По охраноспособной теме проводится патентный поиск, результаты которого включаются в справку о ПИИ. При посещении отдела интеллектуальной собственности выписываетсяЗадание на проведение ПИИ.

Справка о ПИИ по охраноспособной теме диссертационной работы. В 2018 году действует только одна редакция классификатора — ОКВЭД-2 (другое название ОКВЭД-2014 или ОК 029-2014 (КДЕС ред.

Оформление справок проводится аналогично докладным запискам.

Допускается написание справок на листах формата А5, но обычно используют А4. Состав обязательных реквизитов документа посмотрите на образце.

Введение

Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком. Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе.

Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно.

Настоятельно просим обратить на это внимание.

Для чего оформляется информационная справка

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется.

Инфо

В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Узнайте к чему:  Как получить справку что кредит закрыт отп банк

Информационно-справочные документы

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения — автора будет указано структурное подразделение.

По состоянию на 01.07.2006 учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» не имеет задолженности по коммунальным платежам. Директор института Подпись С.Н.

Литовченко Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Ткацевич Приложение 2 Пример оформления справки о трудовом стаже Государственный герб Республики Беларусь Эмблема ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПУБЛИЦИСТ» (ООО «Публицист») СПРАВКА 15.01.

2006 № 1-15/31 г.Минск Администрация Первомайского района г.Минска По состоянию на 01.01.2006 общий трудовой стаж Наумовой Екатерины Дмитриевны, технического редактора редакционно-издательского отдела, проживающей по адресу: г.Минск, ул.Озерная, д.77, кв.9, составляет 15 (пятнадцать) полных календарных лет.

Директор ООО Подпись В.Л.Перович Начальник отдела кадров Подпись В.И.Балыков М.П.Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов: 1.

Постановлением Минюста РБ от 12.12.2006 № 81 утверждены типовые формы справок об удержании алиментов и о размере выплачиваемых алиментов. Типовые формы устанавливают состав обязательных реквизитов, применяемых при оформлении справок (адресат, заголовок, подпись, печать и др.), а также структуру текстов указанных документов.

Информационно-справочные документы

как правильно оформить на основе типовой формы выдаваемую в организации справку, каков порядок расположения реквизитов, необходимо ли переменную информацию набирать на компьютере или заполнять от руки или с помощью пишущей машинки и т.п.

ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │ │ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │ │ │ │ СПРАВКА │ │ │ │ 01.11.2013 45 │ │ N │ │ │ │ Москва │ │ ┌─┐ │ │ О несчастных случаях на производстве

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector