Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Оформление командировки пошагово

Новые правила оформления командировки

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно. При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных.

Оформление командировки пошагово

Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника.

На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска.

Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Как уже упоминалось, в заграничных поездках полагаются повышенные суточные. Дни, в течение которых суточные начисляются по повышенному тарифу, ограничиваются отметками о пересечении государственной границы.

В соответствии с Постановлением УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505, в случае когда в бухгалтерии нет загранпаспорта командировочного, основанием для расчета суточных являются приказ руководителя об отправке в поездку, распечатка или ксерокопия билета или посадочного талона и счет за оплату проживания в отеле.

Если от границы предстоит долгий путь или командировка еще некоторое время продолжается на территории РФ, то оставшиеся дни оплачиваются по внутреннему тарифу. Важно, чтобы все подтверждающие документы на иностранном языке прикладывались к авансовому отчету с построчным переводом на русский.

Обратите внимание! Правительство России своим

постановлением от 29 декабря 2014 №1595

отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.

Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015.

На сегодняшний день обязательными документами для служебной поездки являются:

Узнайте к чему:  Выплаты многодетным семьям вместо земли: размер, условия получения и порядок оформления

  1. Письменное решение нанимателя о направлении в командировку, которое может быть в форме приказа или распоряжения;
  2. Авансовый отчёт работника по расходам.

Для отдельных категорий работников нужно также получить их письменное согласие. Оно так же как и вышеперечисленные документы является обязательным документом для оформления служебной поездки. Такие сотрудники перечислены в ст.264 ТК:

  1. Женщины, воспитывающие детей до 14 лет или детей-инвалидов;
  2. Сотрудники, осуществляющие уход за тяжелобольными родственниками;
  3. Женщины или мужчины, являющиеся родителями-одиночками.

Письменное решение

Порядок издания приказа или распоряжения регулируется ст.166 ТК и п.3 Положения, разъясняющего особенности служебных командировок (утверждено Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008).

Обратите внимание

Командировка в выходные или праздничные дни компенсируется дополнительными днями отдыха или оплатой в повышенном размере. Читайте подробнее в этой

статье

  1. Основные реквизиты документа: вид, номер, дата издания;
  2. Название организации нанимателя;
  3. Должность или специальность работника, отправляемого в командировку, его фамилия, инициалы;
  4. Место назначения;
  5. Дата начала и окончания поездки;
  6. Цель командировки;
  7. Проезд в командировке на личном транспорте , служебном или общественном;
  8. За чей счёт оплачиваются затраты на командировку (иногда это происходит за счёт принимающей стороны).

Авансовый отчёт

Оформление документов для командировки в 2019 году заканчивается составлением авансового отчёта. Он представляет собой отчёт работника о тратах, произведённых во время командировки: проезд, проживание и т.д.

Отчёт составляется работником в течение 3 дней после возвращения из поездки. К нему прилагаются документы, подтверждающие траты:

  • проездные билеты,
  • договора аренды жилья,
  • служебная записка об использовании собственного автомобиля с указанием затрат, понесённых за поездку (к ней прилаживаются соответствующие квитанции);
  • ксерокопии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (при командировках за пределы России) и т.д.

В государственных организациях отчёт составляется по форме, утверждённой приказом Министерства финансов №52н от 30.03.15. Частные организации пользуются формой АО-1, установленной решением Госкомстат №55 от 01.08.2001.

Покупка проездных билетов и аренда жилья, может осуществляться и самим нанимателем. В таком случае соответствующие документы передаются работнику на руки перед поездкой. После приезда работник вместе с авансовым отчётом отдаёт их в бухгалтерию.

Обязанность нанимателя вести учёт рабочего времени распространяется и на командированных сотрудников. Как правило, осуществляет эту функцию работник кадровой службы. В табеле учёта рабочего времени, утверждённом постановлением Госкомстата №1 от 05.01.

2004, с даты отъезда до даты приезда работника проставляется специальный код «К» — для рабочих дней и «РВ/К» — для нерабочих. Подробнее о том, как в табеле отметить командировку — читайте тут https://otdelkadrov.online/6789-kak-pravilno-otmetit-komandirovku-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni

Сверхурочная работа в период командировки

Если раньше подробные сведения о задаче, поставленной перед командированным, и полученных результатах можно было почерпнуть из соответствующего задания и отчета, то теперь работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме получать информацию о проделанной работе.

Иногда руководителю достаточно устного отчета, подкрепленного документами, которые свидетельствуют об успешном выполнении задания: заключенным договором на оказание услуг, товарной накладной и т. д. Также можно отчитаться о достигнутых результатах посредством служебной записки, дополненной подтверждающими документами.

Справка

Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку:

  • если еще до отъезда известно, что без переработки не обойтись, заранее уведомляем командированного о предстоящей сверхурочной работе (в устной или письменной форме, в соответствии со ст. 99 ТК РФ);
  • получаем письменное согласие работника на сверхурочную работу;
  • если он уже находится в отъезде  и дает устное согласие трудиться сверхурочно, оформляем процедуру актом за подписями нескольких свидетелей;
  • убедившись, что командированный не возражает против сверхурочной работы, издаем соответствующий приказ, с которым знакомим командированного под подпись;
  • обязательно отражаем сверхурочно отработанные часы в табеле учета рабочего времени.

Табельный учет

Оформление командировки пошагово

Установка флажка В том числе внутрисменные позволит регистрировать командировки на несколько часов в течение одного рабочего дня (рабочей смены).

Для регистрации направления работника в командировку в программе 1С:ЗУП используется документ Командировка. Документ позволяет оформить приказ на командировку на одного работника по форме № Т-9.

Для оформления приказа на группу сотрудников (форма № Т-9а) используется документ Командировка группы. Это документ-помощник, сам он ничего не регистрирует и не имеет операции проведения, предназначен лишь для оформления группового приказа.

Ввести документы Командировка и Командировка группыв разделе Кадры можно из журналов Все кадровые документы и Все отсутствия сотрудников.

В реквизите Месяцуказывается месяц начисления, в котором должна быть начислена оплата за командировку.

Оформление командировки пошагово

В реквизите Дата — дата оформления приказа на командировку.

Дата начала и дата окончания командировки определяются с учетом п.4 Положения о командировках:

  • Днем выезда в командировку считается дата отправления транспорта (поезда, самолета, автобуса и т.п.) из населенного пункта, в котором постоянно работает сотрудник. При этом учитывается время отправления: если отправление произошло до 24 часов включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Аналогично, днем приезда считается дата прибытия транспорта в место постоянной работы с учетом времени прибытия.
  • Если место отправления транспорта (станция, пристань, аэропорт) находится за чертой населенного пункта, то при определении времени выезда / приезда учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Флажок Командировка на неполный день (внутрисменная) устанавливается, если регистрируется командировка не несколько часов в рамках одного рабочего дня (смены). В этом случае указываются дата и количество часов командировки.

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если регистрируется длительная командировка, на период которой вместо командированного работника на его позицию может быть принят другой сотрудник.

Вкладка Стаж ПФР отображается в документе Командировка только в том случае, если сама организация или ее обособленные подразделения расположены в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных местностях) либо если в организации имеются должности, работа на которых дает право на льготную пенсию.

На вкладке Стаж ПФРможно определить отображение периода командировки в персонифицированной отчетности (форме СЗВ-СТАЖ): можно отменить/назначить территориальные условия ПФР на период командировки, отменить включение периода командировки в стаж для досрочного назначения пенсии.

Из документа Командировка можно получить следующие печатные формы:

  • Приказ о направлении в командировку (Т-9); PDF
  • Командировочное удостоверение (Т-10); PDF
  • Служебное задание (Т-10а). PDF

Документ Командировка группы предназначен для оформления группового приказа на командировку.

Затем по ссылке Оформить отсутствия автоматически создаются и заполняются документы Командировка на каждого из сотрудников из табличной части.

Узнайте к чему:  Оформление бежеца в россии

В результате в табличной части надпись «Оформить отсутствие» меняется на «Отсутствие учтено», по нажатию на которую можно открыть соответствующий документ Командировка.

Из документа Командировка группы можно получить печатную форму Приказа о направлении работников в командировку по форме №Т-9а. PDF

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

Оформление командировки пошагово

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

  1. За поездку в рабочий день сотрудник получает свой обычный дневной заработок;
  2. При оформлении командировки в выходной день – двукратный среднедневной заработок.

Специалист ответит на ваши вопросы в комментариях к статье

Как оформить командировку сотруднику: инструкция для бухгалтера

  • убедиться, что сотрудник готов после выздоровления и закрытия больничного листа продолжить выполнение задания (отправить соответствующее заявление можно по электронной почте или по факсу);
  • составить приказ о продлении сроков, сделать соответствующую пометку в приказе о направлении в поездку и довести документ до сведения с помощью имеющихся в его распоряжении средств связи;
  • по завершении поездки принять оригинал больничного и отметить в табеле учета рабочего времени командированчные дни и болезни;
  • оплатить пособие по временной нетрудоспособности и возместить все расходы, связанные с необходимостью продления срока пребывания.

Наименование документа

Описание
Приказ о направлении сотрудника в командировку (распоряжение руководства)

Основная бумага, в которой изначально определены продолжительность поездки, сам факт направления в командировку. Оформляется на фирменном бланке компании или по унифицированной форме Т-9.

Авансовый отчет

При помощи данной бумаги сотрудник доказывает факт несения затрат в ходе поездки. К документу прикладываются оправдательные бумаги – чеки, договора и т.д. Оформляется по унифицированной форме АО-1.

Наименование документа

Описание
Командировочное удостоверение

Документ составляется для простановки печатей принимающей командированного сотрудника стороной. Разрешается разработать бланк, в который сразу можно было бы внести данные удостоверения, авансового отчета и служебного задания.

Служебная записка

Пригождается для доказательства несения расходов на содержание личного автомобиля, эксплуатируемого в служебных целях.
Служебное задание

Документ для подробного описания производственной задачи, которая должна быть выполнена в ходе пребывания в командировке. Существует унифицированная форма Т-10а.

Журнал командированных сотрудников

Документ для учета работников, пребывающих в служебных поездках. Пригождается, если фирма регулярно отправляет работников в командировки.
Отчет о выполнении служебного задания

Документ, необходимый для внесения вернувшимся из поездки работником сведений о проделанной в командировке работе. Иногда указываются причины, по которым выполнить задание не удалось.

Далее подробно и пошагово рассмотрим, как грамотно оформить командировку работника, какие и как составить документы.

Поскольку с недавних пор составление служебного задания стало необязательным, при его отсутствии в реквизитах приказа на командировку можно указывать сведения о распоряжении начальства или служебной записке.

В крайнем случае, строку можно оставить незаполненной – это не будет считаться нарушением. Командированный сотрудник должен поставить свою подпись на приказе, подтверждающую факт ознакомления с его положениями.

Предприятие может использовать для оформления Приказа самостоятельно разработанную форму бланка или унифицированный бланк Т-9 (Т-9а в случае отправки в поездку нескольких работников). Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9 и Образец Приказа на командировку (2018 год) Т-9а.

Перед тем, как работник отправится в служебную поездку, бухгалтеру нужно выдать ему из кассы предприятия деньги на покупку проездных документов, аренду жилого помещения и на иные цели на основании Приказа руководства о направлении в командировку.

Также должны быть выплачены суточные за каждый день пребывания в командировке. При этом нельзя забывать о том, что при наличии на фирме валютного счета, при отправки подчиненного в заграничную командировку суточные ему выдаются в рублях за каждый день пребывания в России и в валюте – за каждый день пребывания за рубежом.

За день, на который совершено пересечение границы, суточные выплачиваются в рублях, если речь о возвращении из поездки в Россию, и в валюте, если сотрудник, наоборот, въезжает в иностранное государство.

Если валютного счета на фирме не имеется, общая сумма выдается в рублях, а работник сам покупает валюту в обменном пункте (но на бухгалтерских счетах отражается как операция в рублях, так и в валюте).

Ни форма журнала сотрудников, уехавших в командировку, ни командировочное удостоверение больше не являются обязательными документами. Поэтому, если руководство фирмы приняло решение использовать данные документы, необходимо также определиться с тем, какой бланк будет использован – унифицированный или самостоятельно разработанный на предприятии.

В командировочном удостоверении можно прописать служебное задание, расчет суточных, отчет о проделанной работе. В унифицированной форме имеется место для печатей принимающей сотрудника стороны, но их проставлять необязательно, как и не обязательно вообще заполнять бумагу.

Перейдите по ссылке, что посмотреть ⇒ Образец командировочного удостоверения на бланке по форме № Т-10.

Перечень документов

Что доказывают
Счет из отеля, договор об аренде квартиры (комнаты, дома), квитанция об оплате гостиничного номера. Должно быть указано количество дней пребывания в жилом помещении, цена 1 дня проживания, дополнительные услуги (завтрак).

Факт оплаты съемного жилья.

Билеты, квитанции, чеки, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, квитанция за оплату постельных принадлежностей.

Факт осуществления поездки по купленным проездным документам.
Бланки, билеты, чеки.

Факт пользования услугами частных перевозчиков (такси).

Путевой лист, чеки с АЗС, служебная записка.

Факт проезда в командировку на личном автомобиле.
Служебная записка (с указанием факта отсутствия подтверждающих расходы документов).

Факт утраты документов об оплате жилья и проезда.

Квитанция об оплате услуг связи и т.д.

Факт несения прочих расходов.

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец авансового отчета (2018 год).

В том случае, если работник потратил во время командировки не все выданные ему деньги, он должен вернуть их в бухгалтерию в течение 3 дней с момента оформления авансового отчета. Бухгалтер должен составить приходный кассовый ордер. Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть ⇒ Образец приходного кассового ордера (2018 год).

Если сотрудник не может вернуть денежные средства в кассу в положенный срок, в течение месяца у нанимателя имеется возможность взыскать сумму из его заработной платы. Сотрудник может и сам дать письменное согласие на взыскание задолженности, после чего руководитель издает приказ.

Следует помнить, что, если не произвести удержание в течение 30 дней с момента окончания срока добровольного возврата денег, придется подавать исковое заявление в суд и получать назад деньги только в судебном порядке. И еще – нельзя взыскать сумму, превышающую 20% зарплаты работника.

Узнайте к чему:  Оформление временной регистрации для иностранных граждан

Если выясняется, что вернувшийся из командировки работник потратил денег больше, чем ему было выдано, бухгалтер должен разобраться, обоснованы ли лишние затраты. Об обоснованности расходов будут говорить:

  • грамотно составленный авансовый отчет;
  • наличие всех правильно оформленных документов, свидетельствующих о несении сотрудником затрат;
  • наличие причин для несения дополнительных расходов по неотложным обстоятельствам.

Если траты необоснованны, компенсация работнику не выплачивается. Если руководство согласно на возмещение затрат, бухгалтер выдает наличные из кассы на основании расходного кассового ордера (смотреть Образец заполнения расходного кассового ордера) в течение 3 дней с момента оформления сотрудником авансового отчета.

Если нет возможности сразу выдать всю сумму, составляется график погашения задолженности перед сотрудником, который должен быть подписан обеими сторонами соглашения. В противном случае подчиненный вправе подать исковое заявление и взыскать не только долг, но и проценты.

Вопрос №1: Каких сотрудников фирмы запрещено отправлять в командировку даже с их письменного согласия?

Ответ: К такой категории работников относятся работники, принятые в организацию по ученическому договору, несовершеннолетние сотрудники (кроме представителей творческих профессий и спортсменов), беременные женщины, подписавшие трудовой контракт.

Командировки госслужащих

Оформление командировки пошагово

Как и любые другие категории, государственные служащие по мере необходимости могут направляться в командировки, правила оформления которых установлены «Порядком командирования госслужащих» (утв. указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Согласно действующим нормам, срок отъезда определяет работодатель с учетом сложности и объема задачи, решение которой доверяется командированному госслужащему. Правда, срок напрпавления в вышестоящие государственные органы не должен превышать пяти дней без учета времени, которое сотрудник проведет в пути.

  • квитанции из гостиницы;
  • кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • маршрутный лист, если использовался личный автомобиль;
  • служебные записки, заявления, справки, рапорты о пребывании;
  • квитанции с парковок и прочие подтверждающие документы.

В отличие от других категорий, государственные служащие обязаны в течение трех дней с момента возвращения представить письменный отчет о выполненной работе, согласованный с непосредственным руководителем своего структурного подразделения.

Оплата поездки государственного служащего также имеет свои особенности: как и в общих случаях, ему компенсируются соответствующие расходы, но их предельные размеры устанавливаются законом и зависят от ранга.

Проверьте себя

1. Требует ли действующее законодательство составлять задание:

  • a. Да, это требование ко всем работодателям;
  • b. Да, только для коммерческих структур;
  • c. Нет, с 2015 года требование отменено, но некоторые работодатели продолжают так делать.

2. Где указывается цель отъезда:

  • a. Только в служебном задании и командировочном удостоверении;
  • b. В приказе о направлении в командировку (а также задании, если оно используется в организации);
  • c. Указывать цель нет необходимости.

3. Какие расходы нельзя включить в состав командировочных:

  • a. Бронирование VIP-номера в гостинице;
  • b. Проезд в вагонах повышенной комфортности с платным обслуживанием;
  • c. К командировочным расходам работодатель вправе отнести любые расходы.

4. Допустимо ли привлечение командированного к сверхурочной работе:

  • a. Да, допустимо, даже без его согласия;
  • b. Да, допустимо, но лишь с его согласия при должном документальном оформлении.
  • c. Нет, недопустимо.

5. Как оформить направление в командировку в нерабочие праздничные дни:

  • a. Как любую работу в нерабочий день – с согласия сотрудника и профсоюза издать соответствующий приказ, зафиксировать это в табеле учета рабочего времени и дополнительно оплатить нерабочие дни, в которые сотрудник работал;
  • b. Как обычную командировку – приказом и согласием работника, особым образом отмечать нерабочие праздничные дни не нужно;
  • c. Работников нельзя направлять в командировки в нерабочие праздничные дни.

Отчет о командировке

Важная задача для командировочного — аккуратно собирать и хранить все документы, подтверждающие траты средств, связанные с организацией рабочей поездки. По возвращении в течение трех дней работник должен предоставить в бухгалтерию организации подробный авансовый отчет о поездке и денежных тратах, сведения о которых нужно доказать приложением подтверждающих документов.

Авансовый отчет является документом строгой отчетности и выполняется на двустороннем бланке по форме № АО-1. На лицевой стороне бумаги указываются личные данные сотрудника, информация о поездке, выдаче средств и итоги проверки сведений уполномоченными лицами.

Бухгалтерия

Оформление командировки пошагово

После сдачи авансового отчета командировка для сотрудника заканчивается и начинается основная работа бухгалтера, связанная с отражением в балансе движения средств и составлением налогового учета. Точнее, работа бухгалтера началась раньше.

Еще когда сотруднику выдавали аванс, был сделан первый шаг, и появилась первая проводка: Дт 71 Кт 50 — если аванс был выдан наличными в кассе организации. При этом кассир составил расходно-кассовый ордер, в котором командируемый расписался за получение суммы аванса.

Следует учитывать, что любые командировочные траты, положенные к покрытию из средств организации, прежде всего должны быть обоснованы:

  1. Сумма расходов должна быть документально подтверждена. Подтверждающими документами считаются проездные билеты (для авиаперелета — посадочный талон); товарные чеки; кассовые чеки с указанием приобретенного; бланки строгой отчетности (квитанции, счета и проч.).
  2. Необходимость затрат подтверждается и оправдывается заданием командировки.
  3. Командировочное задание имеет прямую связь с деятельностью компании.

Если перечисленные условия соблюдены, бухгалтер вправе уменьшить базу налога на прибыль по авансовому отчету в части проезда и оплаты найма жилья.

Сумма НДС, как правило, прописывается в подтверждающих документах отдельной строкой, так что определить ее не составляет труда. Затраты, выделение НДС и его предъявление к вычету должны отражаться отдельными бухгалтерскими проводками.

Сначала списываются расходы на билеты и проживание без учета НДС (Дт 20 Кт 71), затем отдельно проводится НДС (Дт 19 Кт 71) и последней проводкой налог отправляется к вычету (Дт 68.НДС Кт 19). В стоимость билетов за рубеж и обратно НДС не закладывается, поэтому предъявлять к вычету нечего.

Командировка и налоги 2019 года

Страховые взносы и НДФЛ с суточных не начисляются, если их размер не превышает официально утвержденные лимиты. При заполнении отчетности сумма выплаченных суточных, если они не превышали лимит, указывается дважды.

Сначала в составе сумм выплат и вознаграждений, начисленных физическому лицу, а второй раз в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. Как правило, никаких дополнительных документов для подтверждения не требуется, но для полной ясности можно обосновать суммы бухгалтерской справкой.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector