Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Оформление недостачи при инвентаризации тмц

Как правильно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Этап Действия Документ (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно – работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара.

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Оформление недостачи при инвентаризации тмц

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии.

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли.

Если выявлена недостача при инвентаризации, что делать подробнее рассмотрим в настоящей статье. Инвентаризация представляет собой проверку соответствия имеющихся в наличии на предприятии товарно-материальных ценностей данным бухгалтерского учета.

Это один из основных методов контроля имущества организации. Ее систематическое проведение позволит своевременно установить отсутствие товара и правильно оформить его списание для минимизации убытков.

Процедура проведения инвентаризации прописывается в учетной политике организации. Необходимо указать:

  • случаи, при наступлении которых проводится инвентаризация;
  • периодичность проведения ревизии;
  • состав комиссии (в нее могут быть включены специалисты, обладающие необходимыми знаниями, работники бухгалтерии, лица, занимающие руководящие должности в отделах и т.п.).

Для проведения инвентаризации руководитель должен издать приказ, в котором закрепляется состав комиссии (в него не могут быть включены материально-ответственные лица), срок проведения проверки, указываются виды имущества, подлежащего ревизии.

Недостача при проведении инвентаризации

В ходе инвентаризации может быть использован сплошной либо выборочный метод. Данные, полученные при инвентаризации, должны быть документально зафиксированы. Необходимо составить инвентаризационные описи, в которых надлежит указать объекты инвентаризации и их точное количество.

Если в результате проверки были установлены расхождения в данных учета и фактическом наличии товара, оформляется сличительная ведомость. В случае недостачи продукция списывается в пределах норм естественной убыли или возмещение убытков возлагается на виновных лиц. Если установить виновника невозможно, недостача относится на операционные расходы.

Приказ о списании недостачи образец

Все предприятия регулярно проводят инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Периодичность таких проверок, как правило, закрепляется в графике, который утверждается руководителем. Сама процедура инвентаризации регламентирована Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Проведение и оформление инвентаризации Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Члены комиссии в присутствии материально-ответственного лица осуществляют проверку вверенных ему материальных ценностей путем измерения, пересчета, взвешивания.

Если ценности, подотчетные одному материально-ответственному лицу, сосредоточены на разных складах, проверка осуществляется по всем местам хранения, как правило, в порядке их расположения. При этом помещение, в котором комиссия уже отработала, на время инвентаризации опломбируется.

Узнайте к чему:  Может ли жск увеличить сумму договора

Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.

В процессе списания недостачи ТМЦ используются:

  • акт приема-передачи, как основание;
  • акт о проведении служебного расследования;
  • приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
  • книга учета недостачи.

Кроме этого, придется использовать такие документы как:

  • сличительные ведомости;
  • объяснительная и докладная записки;
  • бухгалтерские первичные и учетные документы.

По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:

  • дата и место оформления;
  • перечень состава уполномоченных лиц;
  • условия хранения ТМЦ;
  • в табличном варианте недостающий товар или материалы;
  • стоимость недостачи;
  • указание на ответственного сотрудника.

Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.

Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.

Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.

После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.

Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.

Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.

Онлайн-касса под ключ с ФН и ОФД за 16 500 рублей

Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.

Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:

  • решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
  • описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
  • следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
  • указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
  • описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
  • вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.

Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.

Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.

Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.

Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:

  • реквизиты организации и ее местоположение;
  • число составления и порядковый номер;
  • основания для оформления распоряжения;
  • указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
  • ссылка на законодательство;
  • ссылка на акт проверки, докладную записку;
  • фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.

Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.

========================

Загрузить

Оформление недостачи при инвентаризации тмц

Варианты действий в рассматриваемой ситуации не очень обширны.

Одним из вариантов учета излишков является так называемая пересортица. В отдельных случаях она возможна, когда в ходе инвентаризации наряду с излишками была установлена недостача. Путем указанной пересортицы возможно осуществить взаимный зачет излишков и недостач.

Если стоимость недостачи превышает стоимость излишков, соответствующая разница может быть направлена ко взысканию с виновных лиц, а при их отсутствии – списана на финансовые результаты (Дебет сч. 91, субсчет 91-2).

Обратим также внимание на следующее требование, представленное в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

В обратной ситуации (когда стоимость излишков превышает стоимость недостающих ценностей) возникающая суммовая разница включается в состав прочих доходов (Дебет 91-1Кредит 41-1(10-1)).

Если недостач инвентаризационной комиссией не было установлено, то излишки имущества, выявленные при инвентаризации, отражаются в финансовом результате и приходуются по рыночным ценам на дату инвентаризации.

Оформление недостачи при инвентаризации тмц

Подобное отражение в бухгалтерском учете производится по кредиту счета 91-1 “Прочие доходы” в корреспонденции со счетами, соответствующими выявленным излишкам (например: 01, 10, 41, 50).

Рассмотрим ряд примеров:

  • в результате проведенной инвентаризации выявлен неучтенный прибор (аккумулятор) стоимостью 28000 рублей. В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

п/п
Операция Д-т К-т Сумма
1 Прибор оприходован в составе МПЗ 10 (07, 41) 91-1 28000
  • выявлено неучтенное основное средство (станок) стоимостью 150000 рублей:

п/п
Операция Д-т К-т Сумма
1 Станок оприходован в составе ОС 01 (04) 91-1 150000
  • выявлена неучтенная наличность в кассе в сумме 1500 рублей:

п/п
Операция Д-т К-т Сумма
1 Оприходована наличность 50 91-1 1500

Важно не забывать, что излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются:

  • по рыночной стоимости;
  • на дату инвентаризации.

Кроме того, организациям необходимо учитывать, что в налоговом учете излишки по результатам инвентаризации следует отражать во внереализационных доходах.

Проведение инвентаризации

Также надлежащее оформление недостачи позволяет использовать такие счета бухгалтерского учёта как:

  • №50 — «Касса»;
  • № 01 — «Основные средства»;
  • № 41 — «Товары»;
  • и ряд других счетов.
  • Основные моменты
  • Порядок оформления недостачи при инвентаризации
  • Отражение проводкам в учете

Как документально оформить недостачу при инвентаризации, и каким образом отобразить ее в учетной документации? Любое предприятие, обладающее материальными ценностями, время от времени проводит инвентаризацию.

Таковая позволяет осуществить подсчет имущества, наличествующего по факту.

Проверку наличия материальных ценностей проводят в следующих случаях:

  • Плановая проверка работника, на которого возложена ответственность за сохранность ценностей.
  • Передача ценностей и денежных средств другому лицу.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, она утверждается приказом. Комиссия может утверждаться при каждой инвентаризации, а может быть создана в постоянном составе на год (или больший период). Например, комиссия для инвентаризации склада или комиссия для инвентаризации кассы.

Инвентаризация проводится в следующем порядке:

  1. Устанавливается дата работы комиссии.
  2. Ответственный работник (которого будут проверять) приводит в порядок документы и сортирует ценности по наименованиям и артикулам.
  3. Комиссия получает в бухгалтерии документы, которые содержат информацию не только по остаткам, но и по движению ценностей.
  4. Комиссия проверяет фактическое наличие всех имеющихся ценностей путем пересчитывания и перемеривания всех ценностей, находящихся у материально-ответственного лица.
  5. По ходу проверки составляется инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование материала и его фактическое количество.
  6. По завершению инвентаризации выводится итоговый остаток, выраженный чаще всего в денежном выражении. Если он не совпадает с тем, который отражен в документах учета, составляется сличительная ведомость, и выявляются позиции, по которым есть недостача, либо излишки.

После этого составляется отчет о проведенной инвентаризации и отправляется к руководителю. К отчету прилагаются все документы.

На отчете руководитель ставит резолюцию о проведении служебного расследования.

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос

Юрист онлайн

Если вы хотите узнать,

как решить именно вашу проблему

, то

спросите

об этом нашего дежурного

юриста онлайн

. Это быстро, удобно и

бесплатно

!

или по телефону:

  • Бесплатная консультация юриста по телефонуМосква и область: 7-499-938-54-25
  • Бесплатная консультация юриста по телефонуСанкт-Петербург и область: 7-812-467-37-54

Что делать при недостаче при инвентаризации

Если проведена инвентаризация в магазине или  на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:

  • в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
  • потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;
  • далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
  • после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.

Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.

В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.

Списание недостачи при инвентаризации – инструкция Общий порядок списания Списать недостачи предприятия возможно при соблюдении следующих условий:

  1. За одингод, в который проводили инвентаризацию.
  2. Одному лицу, ответственномуза ее проведение.
  3. Товары или имущество одного наименования.
  4. Товары или имущество в тождественном количестве.

Следует придерживаться определенной инструкции и выполнять следующие шаги:

  1. Получить от руководства приказ о списании.
  2. Списать с кредита в дебет на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке? Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо.

Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу? В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода.

Вопрос №3.

ФОП «Чистюля» было осуществлено поставку зубных щеток в количестве 100 единиц по цене 222 рубля (НДС – 22 рубля) за штуку. Их доставили в 10 упаковках по 100 щеток в каждой. Во время передачи на прилавки было обнаружено, что 5 упаковок с частичной комплектацией, вмещают не 10, а – 9 щеток (в целом недостача составляет – 5 щеток). Как следствие составлен был акт № 3 от 29 ноября. Упаковка не повреждена, так как она не открывалась.

Писуары и биде;

  • Эмалированные рукомойники;
  • Сливные бачки;
  • Батареи;
  • Печи радиаторные;
  • Плиты любого типа;
  • Вся офисная техника (компьютеры, принтеры, факсы);
  • Баллоны;
  • Бойлер;
  • Варочно – отопительные устройства;
  • Стройматериалы;
  • Видео и аудио техника;
  • Видео и дивиди плееры;
  • Микрофоны;
  • Усилительные установки;
  • Приборы для стабилизации напряжения;
  • Средства транспортировки для детей;
  • Все средства передвижения (водные и наземные);
  • Все виды оптики;
  • Помещения для хранения автомобилей;
  • Все виды покрышек (мотоциклетные, автомобильные);
  • Весь спортивный инвентарь;
  • Оружие.

Недостача товара или материальных ценностей по вине поставщика Ответственное лицо во время приёма товара обязано оценить состояние.

При выявлении недостачи у работодателя есть несколько вариантов урегулирования образовавшейся недостачи и приведения ее в соответствии с данными бухучета:

  1. Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
  2. Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
  3. Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.

Взыскание больших сумм с виновного лица производится в порядке, строго определенном законом и не всегда возможно в полном объеме.

Недостача при естественной убыли

Понятие и размеры естественной убыли связаны с технологическими условиями на предприятии. Они зависят от следующих факторов:

  • способов хранения;
  • последовательности и технологии транспортировки;
  • климатических условий;
  • сезонных колебаний.

Оформление недостачи при инвентаризации тмц

Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль.

Но существует определенная норма естественной убыли. Она определяется на законодательном уровне и пересматривается каждые 5 лет. Сейчас действуют показатели, закрепленные в письме Минфина №03-03-06/1/783, вступившего в силу еще 8 ноября 2007 года.

Вопрос о том, как оформить недостачу, если последняя возникла в силу таких причин как пересортица, естественная убыль или же технические потери, решается следующим образом, составляется соответствующий акт, в котором отражается факт и причина возникновения недостачи.

Затем на основании данного акта сумма выявленной недостачи отражается в кредитовой части счёта № 94, которому корреспондируют счёт № 20(«Основное производство»), а также счет № 44(«Расходы на продажу»).

Как выполнять приказ на оприходование излишков при инвентаризации

Зачастую инвентаризация сопровождается выявлением неучтенных излишков. Это могут быть как основные средства, так и товарно-материальные ценности или нематериальные активы. Как правило, возникновение излишков – это результат ошибок в учете.

После сличения инвентаризационной комиссией фактических данных с данными учета следующим действием является утверждение руководителем результатов инвентаризации путем издания соответствующего приказа.

Результатом выполнения этого приказа должно стать приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими, установленными в ходе инвентаризации сведениями. Для этой цели надлежит недостачи и излишки, выявленные при инвентаризации, соответственно правильно списать и оприходовать.

При всем этом важно закончить инвентаризацию до подписания отчетности руководителем организации, а вышеуказанное уточнение бухгалтерского учета осуществить на дату проведения инвентаризации.

Инициатива руководителя, оформленная в виде приказа на оприходование излишков, является основанием для урегулирования излишков в бухгалтерском учете.

Унифицированная форма такого приказа государственными ведомствами не предусмотрена. По этой причине такой приказ может быть оформлен организацией с использование собственной утвержденной формы.

В составленном протоколе фиксируются:

  • решения;
  • выводы;
  • предложения.

3. Если речь идет о пришедших в негодность производственных запасах, то должны быть указаны:

  • причины порчи;
  • виновные лица.

4. По имеющимся данным понадобится составить и утвердить заключительный акт инвентаризации. 5.

В документе указываются такие данные как:

  • должность виновного лица и его Ф.И.О.;
  • сумма к ежемесячному удержанию;
  • общая сумма недостачи;
  • ссылка на документы, подтверждающие наличие недостачи и вину сотрудника.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию, где и сохраняется не менее пяти лет. Руководитель вправе обратиться с исковым заявлением о возмещении материального вреда в суд. Виновник будет возмещать урон, если:

  • виновность подтверждена документально;
  • имеется письменное признание вины сотрудником;
  • присутствует официальное решение инвентаризационной комиссии о виновности конкретного лица;
  • наличествует приказ руководителя об удержании недостачи из заработной платы.

Образец заполнения акта Когда выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, составляется акт о недостаче товара.

Пошаговая инструкция выглядит следующим образом: Этапы инвентаризации Выявление несоответствий, заполнение документации Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника Недостача обусловленная процессами естественной убыли Массовая доля многих наименований, в следствии физических или биохимических изменений таких как высыхания, испарения, распорашивания, а также когда хранится, может значительно изменяться.

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

Недостача при хищении

Решая вопрос, как правильно оформить недостачу, возникшую вследствие хищения, следует потребовать от работника выполненное в письменном виде объяснение, по факту происшедшего. В том случае, если последний отказывается предоставлять какие — либо объяснения, работодателем должен быть составлен соответствующего содержания акт.

Размер ущерба определяется фактически понесёнными потерями, рассчитываемыми на основании рыночных цен. Непосредственно в бухгалтерском учете суммы выявленной недостачи отражаются в дебетовой части счета №73(«Расчеты по возмещению материального ущерба»).

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8833 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Главная » Бухгалтеру » Объяснительная по недостаче

Объяснительная по недостаче

Вернуться назад на Недостача

В ст. 193 ТК РФ сказано, что любой сотрудник, при нарушении им должностных и трудовых обязанностей, должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но работодатель не может наказать ни одного сотрудника, не затребовав с него письменного объяснения.

Работник не имеет права отказать работодателю в даче письменных объяснений случившегося. Он обязан это сделать в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник отказывается и не представляет объяснений в указанный срок, работодатель пишет акт. Этот факт никак не влияет на назначение дисциплинарного взыскания.

Такой вид документа относится к ряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю. В этом служебном документе работник признаёт за собой факт нарушения дисциплины, и указывает на причины, по которым данный факт имел место быть.

Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия.

• фактическую – это утверждение факта опоздания;

• объяснительную – здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Оформление недостачи при инвентаризации тмц

Не все сотрудники добросовестно выполняют свои обязанности. Из-за халатности ответственных лиц может встать вопрос, как произвести возмещение недостачи при инвентаризации.

Трудовой кодекс (ст. 22) гласит, что руководитель организации может возместить ущерб, причиненный предприятию, со своих работников после привлечения их к материальной ответственности. Действовать в этом случае нужно следующим образом:

  • Списание недостачи при инвентаризации: проводкисобирается инвентаризационная комиссия;
  • проводится инвентаризация;
  • выясняются причины, повлекшие за собой появление недостач;
  • сотрудник пишет объяснительную (если работник отказывается составлять объяснительную и не подписывает приказ о недостаче при инвентаризации, то комиссия составляет акт);
  • определяется объем понесенных потерь и порядок удержания части зарплаты с работника в счет погашения причиненного ущерба.

Многое зависит от того, какую материальную ответственность несет сотрудник. Существует несколько разновидностей ответственности:

  • ограниченная и полная;
  • коллективная и индивидуальная.

Для взыскания денежных средств с работника составляется приказ о недостаче при инвентаризации (образец поможет внести все данные верно). Этот порядок используется, если нанесенный ущерб не выше ежемесячной зарплаты.

Если речь идет о коллективной ответственности, то после инвентаризации недостачи удержание с работников проводится в соответствии со степенью вины каждого из них. Во внимание берут и другие факторы:

  • сумма ежемесячной зарплаты;
  • срок работы на занимаемой должности.

Все это влияет на размер выплачиваемых сумм работников.

Причины выявления

  • Создание расследующей комиссии;
  • Проверка всех активов организации (инвентаризация);
  • Выяснение обстоятельств появления недостачи;
  • Получение от виновного задокументированного объяснения;
  • При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.
Узнайте к чему:  Оформление мансарды в жилое

Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице: Счетная корреспонденция Название операции Дебет Кредит 10 10 Списание недостающего товара 73 94 Отнесение суммы недостачи на счет виновного лица 73 98 Отражение разницы суммы взыскания и балансовой стоимости недостающих ценностей Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.

Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке? Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо.

В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи. Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?

В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности». Вопрос №3.

Что делать бухгалтеру в случае выявления недостачи при инвентаризации регулируется Приказом № 49 от 13.06.1995 г., которым утверждаются Методические рекомендации по проведению инвентаризаций в различных отраслях производства.

Для того чтобы определить фактическую недостачу по каждой позиции составляется сличительная ведомость. Ее можно сделать следующими способами:

  • Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
  • Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
  • Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.

При составлении сличительных ведомостей необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В отдельно составляемой сличительной ведомости отражаются только расхождения фактического наличия с бухгалтерским учетом.
  2. Проставляется не только количество, но стоимость товара и ценностей.
  3. Стоимость определяется согласно  документам учета.
  4. Для ценностей, которые не принадлежат компании, а переданы ей на хранение или для работы составляется отдельная опись.
  5. На денежные средства также составляют отдельный документ.

После составления сличительной ведомости выводится общий итог недостачи, выраженный в денежной сумме.

Если виновное лицо установить не удалось, то пропавший товар возместить или списать в расходы не удастся. Производственные издержки и потери из-за обращения должны подтверждаться документально. Для этого оформляются различные акты порчи и недостач.

фото-2

Помимо обязательной инвентаризации руководство организации вправе проводить дополнительные проверки, самостоятельно определяя их количество в отчетном году.

Причиной недостачи товаров и материалов может быть не только банальная халатность продавцов или материально-ответственных лиц.

Среди самых распространенных причин можно выделить следующие:

  • кража на производстве;
  • расточительное и корыстное отношение к вверенным ценностям ответственных лиц;
  • очень низкая реализуемая стоимость продукции, такая ситуация обычно происходит в торговых точках, где часто применяется системы скидок.

Кроме этого, недостачей может стать халатность персонала, который своевременно не выполняет списание выбывших ценностей и не предоставляет бухгалтеру соответствующую отчетность.

Что делать при выявлении недостачи при увольнении?

Списываем недостачу

Многое зависит от того, какую материальную ответственность несет сотрудник.

В этом документе, помимо наименования, цены и количества материалов указываются также перечень и номера актов, на основании которых ТМЦ принимаются к бухгалтерскому учету. В случае наличия на дату инвентаризации ТМЦ, которые отгружены и не оплачены в срок, на эти объекты заполняется форма ИНВ-4, а ТМЦ, хранящиеся на складах других предприятий оформляются формой ИНВ-5 (здесь основанием для записей являются первичные документы, которые подтверждают, что ТМЦ были сданы на ответственное хранение).

Если по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между наличием ТМЦ по факту и информацией бухгалтерского учета, оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19. Часть отложенного налога на прибыль — отложенные налоговые активы — подлежат уплате в следующих отчетных периодах.

В любом случае, при списании ДЗ, нужно оформлять приказ и он должен. Документальное основание для списания сумм выявленных недостач при. Характеристика на ребенка дошкольного возраста образец. Необходимо составить приказ руководителя о списании недостачи за счет прибыли.

Приказ О Списании Недостачи Образец. До настоящего времени Приказ Минфина от N 230н, вносящий. Приказы по основной деятельности, по личному составу, к которому относится Приказ о проведении инвентаризации.

Ее задача:

  • установить меру ответственности каждого лица при выявлении недостачи;
  • истребовать сомнительные дебиторские задолженности, разобраться с возможностью перевода долга и с бартерными операциями;
  • составить опись объектов, непригодных к использованию, не подлежащих восстановлению;
  • выявить причины недостачи (иногда излишков);
  • получить от материально ответственных лиц объяснения по фактам образования недостачи.

Недостача при инвентаризации. ответственность.

Но до судебного разбирательства работодатель следует такой схеме:

  1. Создает инвентаризационную комиссию, которая будет состоять из независимых членов.
  2. Назначает лицо, ответственное за проведение инвентаризации.
  3. Проводит инвентаризацию.
  4. Устанавливает появление излишек и недостач предприятия.
  5. Приказывает бухгалтеру разобраться с нормой естественной убыли и предоставить расчет.
  6. Требует от сотрудника письменно объяснить возникновение недостачи.
  7. Составляет вместе с ответственным по инвентаризации акты и документы, необходимые для отчетности.
  8. Обращается еще раз к инвентаризационной комиссии, чтобы она помогла выявить виновных в недостаче.
  9. Просит виновных лиц написать расписку о возмещение общей суммы ущерба.

Конкретные последствия обнаружения недостачи будут зависеть от множества факторов. Прежде всего, следует отметить, что сам факт наличия ответственности обязательно должен быть закреплен документально – в трудовом договоре сотрудника либо в иной документации.

Фактическое наказание при этом будет зависеть и от объяснений самого сотрудника. Например, он может доказать свою вину или вину самого работодателя, который не смог создать оптимальных условий для нормального осуществления трудовой деятельности.

Действующие положения законодательства устанавливают, что в отношении сотрудника может быть введена полная материальная ответственность в следующих ситуациях:

  • должность сотрудника относится к особому списку, который был установлен нормами трудового права;
  • фактический материальный вред был причинен сотрудником во время исполнения им своих профессиональных обязанностей, в рабочий период.

То есть ответственность может быть применена только к тому лицу, в отношении которого она действительно была закреплена надлежащим образом.

Хищение как причина недостачи

Недостача материальных ценностей может образовываться по следующим причинам:

  • Злоумышленные намерения либо действия по неосторожности, совершенные материально-ответственным лицом.
  • Несанкционированное проникновение в место хранения материальных ценностей (хищение, кража).
  • Естественная убыль в результате усушки, утруски и т.д. Такая недостача может быть в пределах установленных норм, а может превышать их в зависимости от условий хранения и эксплуатации.
  • Наличие ошибки в документах учета (оприходованы не все накладные, списаны не все необходимые позиции и т.д.).

Дальнейшие действия работодателя при выявлении недостачи напрямую зависят от причин ее повлекших.

Как правило, основная проблема заключается еще и в том, что потери представляют собой значительно большую сумму, чем кажется на первый взгляд. Сюда можно прибавить и упущенную выгоду, которая могла бы быть получена лицом.

Несмотря на распространенное мнение о том, что в обнаруженных убытках всегда виноват сам персонал, который просто совершил банальную кражу, это не совсем так.

К иным причинам, которые, в определенных ситуациях, также могут стать главным основанием для появления недостачи, следует отнести:

  • занижение цены товара. Такие ситуации чаще всего происходят в случае неопытного ведения бизнеса, когда работодатель не до конца понимает механизм установления окончательной стоимости на тот или иной товар. Сюда также можно отнести и введение скидочной системы в процесс продаж. В таком случае обязательно следует различать ранее указанную в документах стоимость товара и его нынешнюю цену, с учетом установленных скидок;
  • проявление невнимательности со стороны продавцов и иных ответственных лиц. Сюда можно отнести регулярные кражи, совершаемые посетителями магазинов. В конечном итоге даже самые мелкие, но регулярные кражи, могут стать причиной обнаружения крупной денежной недостачи;
  • неверное заполнение и ведение важной бухгалтерской документации и отчетности. Наиболее распространенной ошибкой в данной области следует считать несвоевременное списание товара. В таком случае могут происходить существенные расхождения между фактическим положением вещей и сведениями, указанными в документах. Сюда же можно отнести и случайное не списание поврежденного товара, которое также приводит к обнаружению недостачи в конечном итоге;
  • «механические» ошибки во время проведения инвентаризации и иных процедур. Нередко причиной недостачи выступает банальное указание неверных сведений по ошибке;
  • нарушения в процедуре приема и оформления новых товарных поступлений. В таких ситуациях товар может быть полностью оплачен, а вот факт его прибытия – не зафиксирован должным образом. Новый объем товара может фактически находиться на складе, однако, в документах никаких данных о нем не имеется.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector