Книга жалоб и предложений образец бланк

Какую информацию необходимо предоставить?

Как оформить книгу жалоб и предложений? Книга жалоб и предложений — это такой же официальный документ, как и другие, поэтому при его заполнении должны соблюдаться определенные правила, но все же возможно добавление «изюминки» в плане оформления, но не структуры. Примерный способ заполнения жалобы или предложения описан ниже:

  •  точная дата того, как клиент решил написать что-либо в данном документе;
  •  рекомендуется оставить только свой номер телефона, или же другие данные (эл. почта и т.п.);
  •  подробное и внятное разъяснение ситуации, которая случилась;
  •  если же причиной стал один из сотрудников, то написать его имя, фамилию и должность, занимаемую в тот отрезок времени;
  •  в случае, когда Вы желаете устранение какой-то ошибки, недочета или оплошности в определенный срок, то это также можно написать;
  •  если все устраивает, то похвала определенному сотруднику;
  •  имя, фамилия и подпись человека, оставившего отзыв.

Свое мнение в книге рекомендуется озвучивать в культурной форме, литературными словами. Это поможет максимальному пониманию сотрудников Вашего положения, после чего поспособствует решению Вашей проблемы.

После составления отзыва руководство в течении 5 дней обязано его прочитать, а после чего отправить Вам результат его исполнения, а противном случае отклонения. В случае, когда организация в течении 7 дней никак не отреагировала на жалобу, то на законных основаниях можно обратиться в специальные гос. органы, после чего организация может понести штрафы, а количество проверок возрастет.

Писать отзыв (жалобу, предложение) следует с одной стороны листа, вторую оставляя для отчета руководителя (директора/владельца). Он должен «отписаться», то есть буквально под вашим посланием отчитаться о проделанной работе по устранению замечаний.

После написанного вами текста лучше оставить свои контакты, тогда вам должны будут перезвонить в течение месяца и рассказать, что было предпринято по результатам рассмотрения вашей жалобы. Отсутствие такого извещения – повод для обращения в контролирующие органы.

Журнал, предназначенный для жалоб и предложений, является официальным документом, поэтому существуют определённые правила по его оформлению (регламент №346, разработанный в 1973 году).

  1. Каждая страница журнала должна быть прошнурована и пронумерована. Это делается для того, чтобы не было возможности вытащить из него листок и заменить другим. Журнал прошивается и прошнуровывается с помощью шила и шнура. При прошивке используется шнур, либо плотная нить, сложенная в несколько раз.
  2. На каждом листе ставится номер. На обороте последнего листа ставится специальная пломба с отметкой о количестве прошитых листов (цифрами и прописью), подписывается руководитель организации и ставится печать (если она есть).
  3. Итак, как оформить книгу отзывов и предложений.

  4. Титульный лист книги жалоб и предложений должен иметь следующие данные, которые нужно будет заполнить:
    • наименование документа;
    • подпись директора предприятия;
    • печать;
    • дата формирования документа и вступления его в силу;
    • название организации;
    • наименование и даты сопутствующих документов.
  5. Первая страница документа должна обязательно содержать порядок оформления записей и правила по предоставлению книги потребителям. Если потребуется, то эту информацию можно расположить на нескольких страницах.
  6. Вторая страница содержит: название организации, фактический и юридический адрес, контакты (адрес электронной почты, стационарный телефон, номер факса и другие на усмотрение администрации).
  7. Страница №3 отображает все органы и инстанции, которые осуществляют надзор и контролируют работу.
  8. Начиная со страницы №4, все страницы предназначены для отзывов, жалоб и предложений потребителей.
  9. На обороте каждой страницы находится поле для обратной связи, то есть для письменного ответа руководства на сообщение потребителя. Такая отметка должна проставляться в любой ситуации, даже если сообщение написано, на первый взгляд, необоснованно.
  10. В конце календарного года книгу заменять нет необходимости, если в ней ещё остались места для записей.

Важно: если журнал для записей отзывов и предложений заполнен и составлен не в соответствии с нормативами, это является административным нарушением.

Теперь вы знаете, как заполняется этот документ.

  1. Во-первых, потребитель должен знать, в какой организации он находится (ООО «Графит», ИП «Золотов И.А»).
  2. Во-вторых, сведения о контактных телефонах для связи с руководством этой организации должны быть видны сразу.
  3. Далее перед тем, как сделать запись, потребителю захочется ознакомиться с инструкцией по заполнению – это тоже важная информация.

Однако самой главной информацией для потребителя является список органов, которые осуществляют проверки и надзор за работой организаций (например, защита прав потребителей или Роспотребнадзор). Более того, эта информация может успокоить разгневанного потребителя, поэтому она должна находиться в книге на самом видном месте.

Книга отзывов и предложений – документ, который регистрирует мнение посетителей различного рода заведений об уровне обслуживания, качестве товара, соблюдении норм порядка и чистоты и прочих параметрах деятельности организации.

Данный документ должен быть у всех предприятий, занимающихся торговлей и обслуживанием людей, независимо от их направления деятельности (магазины, места общепита, в том числе кафе, бары, и рестораны, банки, развлекательные заведения), поскольку во многом именно он является самым наглядным источником информации для надзорных органов.

Книга отзывов и предложений – это связь между продавцом и покупателем. Ее целевое назначение – выявление претензий к обслуживанию, сбор отзывов о работе и предложений по налаживанию процесса. Рассмотрим правила оформления книги и штрафные санкции за ее отсутствие.

Полное ее наименование: «Книга жалоб и предложений». Это документ, предназначенный для отслеживания как негативных, так и положительных действий организации и ее сотрудников.

 Книга должна находиться на видном месте в каждом отделе. Дополнительно предоставляется место для письма и ручка (наличие карандаша не допускается).

Узнайте к чему:  Доп соглашение к трудовому договору по отработке обучения

За отсутствие жалобной книги предусмотрены штрафные санкции.

В книге фиксируются:

  1. Нарушения, связанные с обслуживанием. Например, хамское отношение продавца по отношению к покупателю, отказ обменять товар надлежащего качества на другой и т.д.
  2. Неправомерные действия, выражающиеся в продаже после установленного времени, самовольном увеличении цен и т.д.
  3. Благодарности работникам, оказавшим качественную услугу, или отзывы о качестве товаров.
  4. Предложения по улучшение и повышению эффективности работы.

С одной стороны, документ имеет положительные черты:

  • хороший отзыв о товарах и услугах позволяет увеличить покупательский поток;
  • благодарность работнику дает основание для материального вознаграждения или повышения по службе;
  • рекомендации по улучшению работы позволяют наладить процесс и сократить число недовольных клиентов.

Но есть и негативные моменты:

  • уменьшение числа клиентов и покупателей в связи с большим количеством претензий;
  • проведение проверок по жалобам граждан и организаций;
  • наказание провинившихся работников.

Согласно ЗоЗПП книга должна быть в учреждениях, обслуживающих потребителей:

  • в торговых точках розничной продажи товаров;
  • в местах общепита;
  • в автомобильных сервисах;
  • в аптечных пунктах;
  • в больницах и поликлиниках;
  • в салонах красоты и парикмахерских;
  • в музеях;
  • в участковых пунктах полиции;
  • на вокзалах разных видов и аэропортах;
  • в учреждениях ЖКХ;
  • в почтовых отделениях;
  • в финансовых организациях;
  • в санаториях и лагерях.

В качестве книги могут быть использованы блокнот или простая тетрадка. При возможности лучше приобрести готовый вариант в специализированном магазине. Он не требует дополнительных доработок.

Страницы нумеруются в правом верхнем или нижнем углу. Книга прошивается, на месте сшивки ставятся пломба и печать. Если печати нет, то руководитель ставит свою подпись. Это необходимо для того, чтобы из документа не исчезли листы с негативными отзывами.

Также в книге должна содержаться информация:

  • об организации: название, идентификационные данные, ФИО руководителя;
  • о контролирующем и надзорном органе.

Одна страница отводится для жалобы и координат заявителя, вторая остается свободной – для предоставления ответа со стороны организации.

Титульный лист книги содержит следующую информацию:

  • название организации;
  • дату начала ведения книги;
  • номер книги;
  • ФИО директора организации;
  • подпись руководителя.

Книга жалоб и предложений образец бланк

Оборотная часть включает:

  • информацию с координатами о контролирующих и надзорных органах;
  • количество страниц для записи жалоб, предложений и отзывов.

На первом листе приводится образец заполнения. При написании отзыва обязательно ставится дата. Если жалоба или благодарность пишутся в отношении конкретного работника, то следует указать его ФИО и должность.

  Перечень документов на загранпаспорт нового образца

В конце обращения заявитель указывает информацию о себе и координаты для предоставления ответа. Далее излагается решение по обозначенной проблеме или предложенным рекомендациям. В конце ставится подпись.

Книга находится только в организации, которой принадлежит. Надзорные структуры, контролирующие органы и граждане не могут изымать документ для изучения и снятия копий. Руководитель и надзорные органы не реже 1 раза в 3 месяца проверяют правильность заполнения книжки.

Согласно ст. 14.15 КоАП РФ за нарушение правил продажи предусмотрен штраф в размере:

  • от 300 до 1000 рублей в отношении физических лиц;
  • от 1 до 3 тыс. рублей в отношении должностных лиц;
  • от 10 до 30 тыс. рублей в отношении организаций.

Рассмотрим некоторые вопросы, связанные с использованием и оформление книги отзывов и предложений.

Ответ на жалобу предоставляется в пятидневный срок. Если указанного времени недостаточно, то руководитель предприятия или его заместитель устанавливают необходимое время, но не превышающее 15 дней.

 О принятых мерах делается запись в книжке и сообщается заявителю (по телефону или направляется письмом). Ответ на жалобу является обязательным.

 Но в обратном случае состава административного правонарушения не содержится, следовательно, лицо не может быть привлечено к ответственности.

1 Материалы, которые понадобятся

Нужно, чтобы под рукой у вас были:

  • типографская книга отзывов и предложений или обычная тетрадка, альбом;
  • толстые нитки;
  • ножницы;
  • клей;
  • белый лист бумаги;
  • ножницы;
  • ручка;
  • шило.

Уже готовую книгу можно купить в канцелярском магазине. Такой вариант будет выглядеть более презентабельно и основательно. Превратить обычную общую тетрадь в книгу жалоб тоже можно, но тут уже вам придется немного больше потрудиться.

Штраф за отсутствие документа

Журнал для фиксирования отзывов и предложений можно изготовить собственноручно. Для этого понадобиться:

  • шнур или плотная нить;
  • шило и ножницы;
  • клей;
  • ручка для записей;
  • лист бумаги;
  • тетрадь или альбом.

Купить готовый вариант книги можно в любом магазине с канцелярскими товарами. И, пожалуй, готовая книга будет иметь более презентабельный внешний вид. Обычно они имеют плотную обложку.

Собственноручно тоже можно оформить красиво и аккуратно, но для этого потребуется время и труд. Но стоит не забывать, что книга отзывов и предложений – это документ, отображающий имидж компании. И даже если оформить аккуратно его вручную, то он не будет выглядеть так, как выглядит покупной уже готовый вариант.

Ответственность за отсутствие этого бланка строгой отчетности предусмотрена статьей 14.15 КоАП России. В рамках этой статьи определено наказание за отсутствие книги, а также за нежелание предоставить ее клиенту по первому требованию.

В случае нарушения прав потребителя по выдаче ему данного журнала, пострадавшему следует обратиться в местное отделение Роспотребнадзора. И если факт нарушения будет доказан, то на физическое лицо будут наложены штрафные санкции до 1500 рублей, на должностное лицо — до 3000 рублей, а на организацию – до 30 000 рублей.

Узнайте к чему:  Образец претензии убытки

За отказ в выдаче жалобной книги также наступает административная ответственность. Штраф для должностного лица составляет 1 000 рублей, а юридическому лицу придется раскошелиться на более крупную сумму — 10 000 рублей.

2 Беремся за работу

Первым делом прошиваем нашу книгу:

  • делаем дырки у корешка книги с помощью шила (количество не имеет значения: два, три, четыре отверстия – неважно);
  • продеваем в них нитки, связываем;
  • на последней странице внутри книги завязывается узелок, на который клеится бумажка прямоугольной или квадратной формы;
  • на этой бумажке пишем: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью…»;
  • также указываем на ней, кто сделал подпись (должность, Ф.И.О), сколько листов, дату, затем расписываемся.

Если у вашего ЮЛ есть печать, значит, сверху листка, приклеенного на узел, необходимо ее поставить. При этом она должна перекрывать часть этого листочка и часть листа книги (проходить по стыку), чтобы какие-то манипуляции и махинации в дальнейшем не остались незамеченными. Если печати нет, распишитесь на этом месте.

Кто должен заполнить в организации?

Наличие журнала, в который вносятся клиентами жалобы и предложения, обязательно для всех организаций розничной торговли и общепита
как государственных, так и частных. При этом каждая организация должна
размещать её на видном и доступном для клиентов месте.

Покупатель или
посетитель, пожелавший внести запись в жалобную книгу, имеет право потребовать
от сотрудников организации предоставить ему как саму книгу, так и необходимые
условия для осуществления записи — ручку, стол и стул. Работники же заведения
обязаны удовлетворить просьбу клиента по первому требованию.

Книга жалоб и предложений образец бланк

Журнал для внесения жалоб и предложений должен быть в наличии у следующих заведений и организаций:

  • В магазинах, универсамах, универмагах.
  • В больницах, поликлиниках, аптеках, вытрезвителях.
  • В ресторанах, кафе, закусочных, буфетах, столовых.
  • В салонах красоты, парикмахерских.
  • В детских лагерях, ДОУ, станциях технического
    обслуживания автомобилей, на автозаправочных станциях.
  • В музеях, отделениях банков, почтовых отделениях.
  • В журнал отзывов клиенты могут вносить не только записи о плохом обслуживании, но и благодарности за предоставление качественных услуг.

Действующим законодательством предусмотрено размещение
всеми перечисленными организациями жалобной книги на специальных информационных
стендах, которые называются «Уголок потребителя».

Видео о том, как должна быть оформлена книга жалоб

Книга жалоб в ДОУ

Такая книга должна находиться и в дошкольных учреждениях,
поскольку в них дети проводят большую часть времени, а воспитатели несут
ответственность за сохранность каждого ребёнка. Оформить в ДОУ книгу отзывов
следует по общепринятым стандартам, при этом титульный лист можно оформлять по своему усмотрению.

Журнал отзывов и предложений должен быть размещен в раздевалке, чтобы родители имели возможность при необходимости написать, что их не устраивает в работе учреждения, внести предложение, что бы они хотели
изменить в его работе. Зачастую собранная в книге информация позволяет улучшить
качество работы дошкольного учреждения.

Обязанность предпринимателей регистрировать книгу отзывов и предложений в законе не закреплена.

Образец книги жалоб и предложений

Но в целях предотвращения споров с Администрацией города или населенного пункта, а именно с отделом по защите прав потребителей и комитетом Роспотребнадзора, информацию о необходимости регистрации лучше уточнить у них.

Законодательством нашей страны не предусмотрены штрафные санкции за отсутствие регистрации данного документа.

Хранить журнал желательно на видном месте, чтобы он мог быть предоставлен посетителю по первой просьбе. Некоторые продавцы предпочитают хранить его на кассе, а отдельные предприниматели располагают его в специально оформленном уголке потребителя.

Если вас интересует, как написать рекомендательное письмо, прочтите эту статью.

Посмотреть различные примеры бухгалтерских проводок вы можете здесь.

Ответственным лицом за оформление и ведение книги всегда является руководитель (генеральный директор компании). Соответственно, титульный лист и первую страницу также оформляет именно он. Но заполнять графы может не именно он.

Справка! В малых организациях (ИП или ООО с небольшим штатом работников), как правило, книгой жалоб и предложений занимаются сами директора.

В более крупных компаниях для заполнения, оформления и отслеживания сообщений потребителей могут быть назначены определённые лица. На некоторых предприятиях работают специальные отделы, которые работают в области улучшения обслуживания, маркетинга и т. д.

В небольших фирмах, например в ИП, книгу для отзывов и предложений оформляют сами руководители, то есть собственники.

В крупных компаниях оформление книги и другой сопутствующей документации может быть возложено на определённых сотрудников, назначенных руководством. Однако в не зависимости от того, кто составлял книгу, подписать её должен всегда руководитель лично.

3 Оформляем внутри

Если листы вашей книги не пронумерованы – это считается административным правонарушением, за которое придется уплатить штраф. Поэтому не забываем проставить нумерацию на каждом листе с одной стороны (обратную не нумеруем). Цифры можно проставлять либо в правом верхнем, либо в нижнем углу.

 можно найти здесь.

Образец первого листа книги жалоб и предложений

Как должна выглядеть правильная книга жалоб Правила оформления:

  1. Книга должна быть прошнурованной;
  1. На всех страницах должна быть поставлена печать;
  1. Должна присутствовать подпись руководителя предприятия.

Права потребителей Каждый потребитель или клиент вправе потребовать книгу жалоб и предложений. При любом недовольстве оказанными услугами или приобретенными товарами, потребитель может внести свои жалобы в книгу.

Описывать нужно всё подробно, для более четкого представления ситуации для руководства.

Книга жалоб и предложений образец бланк

Или же, если всё в порядке, и клиент просто хочет отблагодарить предприятие о хорошо оказанных услугах, клиент может оставить и положительный отзыв, или написать свое предложение для данной компании.

Можно оставить отзыв о фирме в интернете. Но где гарантии, что его прочитает адресат, сотрудник компании, отвечающий за качество услуг? Самым простым способом пожаловаться на неугодную организацию является оставление письменного мнения в книге отзывов и предложений.

  • 1 Что такое книга отзывов и предложений?
  • 2 Кто должен иметь книгу жалоб и предложений?
  • 3 Книга отзывов и предложений — как оформить (образец)
  • 4 Правила ведения и хранения жалобной книги
  • 5 Штраф за отсутствие книги отзывов и жалоб
  • 6 Часто задаваемые вопросы
    • 6.1 Всегда ли нужно давать ответ на жалобу?
    • 6.2 Можно ли использовать электронный вариант книги отзывов?
  • 7 Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь
Узнайте к чему:  Образец записи о переводе на другую должность в трудовой книжке

Книга отзывов и предложений – это связь между продавцом и покупателем. Ее целевое назначение – выявление претензий к обслуживанию, сбор отзывов о работе и предложений по налаживанию процесса. Рассмотрим правила оформления книги и штрафные санкции за ее отсутствие. Что такое книга отзывов и предложений? Полное ее наименование: «Книга жалоб и предложений».

Титульный лист книги отзывов и предложений представляет собой следующую информацию:

  • наименование документа (книга отзывов и предложений);
  • название компании с правовой формой (ООО, ОАО, ПАО и т. д.);
  • где зарегистрирована книга;
  • дата, печать и подпись директора компании.

Оборот титульного листа имеет отметку о количестве пронумерованных и прошнурованных страниц.

Первая страница книги предложений и отзывов содержит регламент по ведению и заполнению этого документа. Здесь же содержится информация о правилах предоставления книги потребителям. В случае, если информация имеет большой объём, то её можно расположить на 2 и 3-м листах.

Первый лист жалобной книги отводится под инструкцию ее ведения. На второй странице должна размещаться информация в виде таблицы или просто текста, разбитого на блоки, где будут указаны адреса и телефоны вашего юридического лица или лично ваши, если вы занимаетесь бизнесом как частный предприниматель.

Пошаговая инструкция: как составить?

  1. Покупаем готовый журнал для фиксации отзывов клиентов в канцелярском магазине.
  2. Пишем посередине название документа: книга отзывов и предложений. Далее прописываем наименование компании, например:

    Книга отзывов и предложений

    ООО «Мария и Павел».

  3. Строка, где зарегистрирована книга, пишется наименование органа регистрации. Следом ниже строчкой ставится дата, оттиск печати и подпись руководителя.
  4. На обороте титульного листа пишется фраза: книга имеет ___прошнурованных и пронумерованных страниц. В пустое место вписывается количество страниц в книге.

    Например, Книга содержит 40 прошнурованных и пронумерованных страниц.

Распространенные ошибки

Допущение ошибок, неточностей и прочего в книге отзывов и предложений запрещено. Это очень серьёзный документ на предприятии. Однако некоторые люди, всё таки, допускают ошибки, а именно:

  • некорректно указывают название предприятия, либо его правовую форму (например, вместо ООО, пишут – ОАО и т. д.);
  • неверно нумеруют страницы и заполняют оборотную сторону титульного листа также не корректно (согласно допущенным ошибкам изначально в нумерации);
  • перечёркивают и правят, рисуя цифра на цифре и т. д.

Внимание! Ошибки в журнале для отзывов, а также отсутствие самого журнала может привести к неприятным последствиям. Компании могут наложить серьёзный штраф проверяющие инстанции.

Поэтому к оформлению нужно отнестись серьёзно и внимательно.

Подводя итоги, можно сделать вывод: журнал для жалоб и предложений – это серьёзный документ компании, к оформлению и заполнению которого следует подойти ответственно. Ошибки и исправления в документе не допустимы.

Ошибок при оформлении книги быть не должно. Однако самые распространённые из них:

  • неверное заполнение данные о компании и контактных данных;
  • неверная нумерация страниц;
  • неровный оттиск печати;
  • отсутствие регламента по заполнению;
  • отсутствие списка контролирующих органов.

Важно: неверно заполненные поля в книге жалоб и предложений могут привести к административной ответственности. Поэтому не следует допускать какие-либо ошибки.

Подводя итоги, можно отметить, что книгу для отзывов и предложений легко сделать и составить собственноручно. В этом поможет эта статья.

6 Правила хранения

Книга в идеале должна находиться в «Уголке потребителя». Ее используют до последней страницы. После того как она полностью была заполнена, ее еще следует хранить 1 год.

Отсутствие или неправильное ведение/оформление жалобной книги грозит вам административной ответственностью. Делайте все и сразу «по закону», чтобы проверки контролирующих органов вам были не страшны. А кроме того, аккуратная и бережно заполненная книга отзывов и предложений – большой плюс для вас в глазах потребителей.

Что писать на первой странице?

  1. Регламент (инструкция) ведения и заполнения книги должен быть чётким, понятным и подробным, чтобы у потребителей не возникало лишних вопросов. Здесь должны быть прописаны все пункты по заполнению, например:
    • при заполнении книги следует указать свои контактные данные для передачи ответа руководства, а именно: телефон, ФИО и адрес;
    • анонимные жалобы и иные сообщения администрация не рассматривает;
    • в книге запрещено фиксировать оскорбления и другую информацию, противоречащую законодательству РФ;
    • запрещено портить, выдирать листы или рисовать в книге жалоб и предложений;
    • и другие пункты, которые руководство считает нужными прописывать.

    Если правил по заполнению много, можно перенести и заполнить вторую страницу.

  2. Далее прописываем правила предоставления документа, а именно, что книга должна находиться на видном месте.  Пи первом требовании потребителем книги отзывов, она должна моментально передаваться ему в руки вместе с ручкой. Также потребителю предлагается удобное место, где он может расположиться и спокойно описать ситуацию (конфликт, или положительные эмоции).
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector