Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Устанавливаем разъездной характер работы

Содержание
  1. Работа в пути
  2. Документальное подтверждение расходов
  3. Ст. 168.1 ТК РФ содержит конкретный перечень статей расходов, связанных с разъездным характером работы, которые подлежат возмещению работодателем. К ним относятся:
  4. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъездной характер
  5. Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов
  6. Когда необходимо указать, что характер работ разъездной
  7. Документальное оформление служебных разъездов
  8. Оформление трудового договора
  9. О документации
  10. Отличие от командировок
  11. Суммы и размеры компенсации
  12. МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и форма
  13. Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов
  14. Наглядный пример (надбавки)
  15. Работа в течение суток
  16. Незаменимая компенсация

Работа в пути

Её хотелось бы отметить особым вниманием. Разъездной характер работы в первую очередь носит та деятельность, которая осуществляется при движении того или иного транспортного средства. Это было отмечено ещё в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978, положение которого остаётся актуальным до сих пор.

Речь идёт о работниках автомобильного и речного транспорта. Это капитаны-наставники, лоцманы, контролеры и кондукторы (автобусов, троллейбусов, трамваев, электричек), водители и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

В этих случаях подтвердить разъездной характер работы очень просто. Для этого предоставляются путевые листы, приказы или отчеты по рейсам.

Документальное подтверждение расходов

Как правило, необходимость регулярных служебных поездок при разъездном характере работы предполагает осуществление сотрудником определенных расходов, связанных с перемещением к месту выполнения работ и обратно, а также собственно решением стоящим перед ним трудовых задач.

Общие принципы возмещения расходов, осуществляемых в связи с разъездным характером трудовой деятельности, схожи с порядком возмещения расходов в командировках. При этом, однако, командировка чаще всего является для организации и сотрудника своего рода разовой ситуацией, которая требует оформления значительного количества документов.

При разъездном характере работы расходы, связанные со служебными поездками, приходится возмещать регулярно. Поэтому для такой ситуации можно предусмотреть упрощенный порядок осуществления отчетности работником — например, можно обязать его предоставлять отчетные документы один раз в неделю или даже один раз в месяц.

Справка

Ст. 168.1 ТК РФ содержит конкретный перечень статей расходов, связанных с разъездным характером работы, которые подлежат возмещению работодателем. К ним относятся:

  1. траты на проезд к месту выполнения необходимых работ и возвращению к месту нахождения организации. При этом, однако, работодателю не вменяется в обязанность оплата времени в пути до работы, если он добирается до работы на общественном транспорте, служебном транспорте, который перевозит сотрудников по определенному маршруту, личном или служебном автомобиле и тому подобное;
  2. расходы на проживание в месте выполнения работ;
  3. расходы на обеспечение потребностей сотрудника в связи с его отъездом, которые часто называют суточными;
  4. другие виды расходов, которые работник осуществил с ведома и согласия уполномоченного представителя работодателя.

В указанной статье зафиксировано право работодателя на самостоятельное определенное размера и правил возмещения расходов по этим статьям, в том числе определения других типов расходов, подлежащих возмещению.

Таким образом, организация может предусмотреть возможность право работника получать возврат денежных средств и по другим видам трат, кроме проезда, проживания и суточных. Мы расскажем, как можно использовать такую возможность на практике, в этом материале.

например, он может по своему усмотрению установить доплаты водителям за разъездной характер работы.  Ознакомьтесь с нормативной базой, предоставляющей работодателю такие полномочия, в нашем материале.

расходы на проезд или проживание документально подтверждены;

суточные выплачены в пределах норм, утвержденных руководителем организации;

выплаты сотрудникам с разъездным характером работы зафиксированы в одном из следующих документов:

коллективном договоре

(соглашении), локальном нормативном акте, трудовом договоре.

При этом налогообложение дополнительных выплат, связанных с особым характером работы, например, доплат за разъездной характер работы водителям, осуществляется по другой схеме. Как именно они учитываются — читайте в нашем материале.

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Примечание: При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Устанавливаем разъездной характер работы

[рся61]

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

к меню ↑

Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы.

1. Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ.

trudovoy_kodeks

Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками, а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Гаспром»

ПРИКАЗ № 9

о перечне должностей работников с разъездным характером работы

г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2019

ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить перечень должностей работников с разъездным характером работы (либо которым может быть установлен разъездной характер работы):

– курьер;

– менеджер по продажам;

– водитель.

Генеральный директор Иванов А.В. Иванов

Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.

2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников.

3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке.

4. Работникам, указанным в п.2 настоящего Положения, работодатель возмещает расходы, связанные с их служебными поездками, а именно:

  • по проезду (в том числе в общественном транспорте);
  • по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя.

6. Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются работникам на основании проездных документов, счетов гостиниц в размерах, предусмотренных этими документами.

7. Суточные выплачиваются в размере 300 рублей за каждый день поездки.

8. Иные расходы, произведенные с письменного разрешения работодателя, возмещаются в размере, установленном этим разрешением или письменным соглашением между работником и работодателем.

9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации.

10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации.

11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55.

Примечание: В должностных инструкциях работников пропишите, что их работа носит разъездной характер.

к меню ↑

2. Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) !!!!

3. Правильно оформляйте подтверждающие документы.

Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении.Документы, которыми должны оформляться служебные поездки, не унифицированы, в отличие от командировок.

Организация вправе сама установить их форму, либо воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом для командировок (приказ Т-9, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а).

Устанавливаем разъездной характер работы

Обоснованием разъездных расходов могут быть такие документы:

  • авансовый отчет работника, получившего компенсацию, с приложением билетов и счетов гостиниц;
  • документ, составленный с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, подтверждающий служебный характер поездок работника (маршрутный лист, разъездная ведомость и т.п.).

к меню ↑

[рся6]

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому документально подтвержденные расходы в связи с разъездным характером работы в размере, который установил работодатель, не облагаются:

  • НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Примечание: Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 14 апреля 2017 № 03-04-06/22286, от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182.

Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов

Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641.

Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально.

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Когда необходимо указать, что характер работ разъездной

[рся61]

к меню ↑

Если в коллективном или трудовом договоре, локальных актах прописано, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, то суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от страховых взносов.

Устанавливаем разъездной характер работы

Примечание: Письмо Минтруда от 30.09.14 № 17-4/В-462.

Узнайте к чему:  Как написать характеристику для суда с временной работы

Все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 статья 422 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, компенсация затрат «разъездным» работникам не включается в базу для начисления взносов при соблюдении трех условий:

  1. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, оговорены в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ);
  2. условие о разъездном характере работы работника включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт (ст. 57 ТК РФ);
  3. имеются документы, подтверждающие расходы.

Итак, что согласно позиции Роструда, перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть прописан в коллективном договоре, соглашениях или иных локальных нормативных актах, а условие о разъездном характере — в трудовом договоре.

к меню ↑

Возмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Разъездной характер работы. Расходы на такси в служебных целях.

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер работы. Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ.

к меню ↑

Устанавливаем разъездной характер работы

[рся8]

Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе.

Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.

Таким образом, возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, является компенсационной выплатой, а это значит, что она:

  • Списывается на расходы по п.3 статьи 255 НК РФ;
  • Не облагается страховыми взносами;
  • С нее не удерживается НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ.

в данном случае органы государственной власти отстранены от регулирования выплаты компенсаций. Однако условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных, содержащихся в трудовом договоре (

Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре — они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

к меню ↑

к меню ↑

к меню ↑

[рся6]

к меню ↑

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется.

Не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые компания потратила на оплату проезда сотрудника, даже если он ездил на такси не в командировке, а просто по городу. К такому выводу пришли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.07.2009 № КА-А40/6166-09.

Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях.

Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек, подтверждающий оплату проезда.

к меню ↑

Примечание: Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87

Финансовое ведомство разъяснило, в каком порядке учитываются затраты работодателя по компенсации расходов на служебные поездки работникам, трудовая деятельность которых постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедициях (ст. 168.1 ТК РФ).

Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Таким образом, возмещение работникам расходов, связанных с разъездным характером работы, относится к компенсации затрат, которые вызваны выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Примечание: Письмо Минфина России от 04.06.2008 г. № 03-03-06/1/344

к меню ↑

https://www.youtube.com/watch?v=upload

В трудовом договоре сотрудника предусмотрен разъездной характер работ. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

к меню ↑

[рся7]

Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных).

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат.

  1. Порядок выплаты надбавки работникам ООО «Минэкспо», постоянная работа которых имеет разъездной характер.

Документальное оформление служебных разъездов

На сегодняшний день четкий перечень профессий и специальностей, имеющих разъездной характер работы, в Трудовом кодексе или других нормативных документах отсутствует. Поэтому полномочия в области отнесение тех или иных должностных позиций к числу имеющих разъездной характер работы всецело принадлежат работодателю.

Обратите внимание! Если для конкретного сотрудника установлен разъездной характер работы, работодателю нет необходимости каждый раз оформлять приказ о направлении его в служебную поездку.

локальный нормативный акт, например, соответствующий регламент или положение;

В случае если для фиксации разъездного характера работы сотрудников в компании принято соответствующее положение, его необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации. При этом в таком документе нужно прописать ключевые условия установления разъездного характера работ для конкретной должностной позиции или их группы. Узнайте, какие положения следует включить в этот документ, в нашем материале.

Справка

Оформление трудового договора

Положения ст.57 ТК РФ требуют, чтобы при заключении трудового договора с работником работодатель указал в этом документе все существенные условия его трудоустройства, способные оказать влияние на эффективность выполнения им поставленных трудовых задач. При этом в данном разделе Трудового кодекса прямо указано, что необходимо фиксировать разъездной характер работы в трудовом договоре, поскольку он относится к таким обязательным условиям.

Отметим, что дополнить трудовой договор уже работающего сотрудника новым условием (о разъездной работе) можно по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) или по инициативе работодателя в порядке ст. 74 ТК РФ с предварительным уведомлением и при наличии соответствующих оснований: их перечень приведен в нашем материале. Отметим, что по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.

Во многом процедура оформления трудовой деятельности сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, является более простой, чем оформление служебных командировок. В том числе из-за отсутствия необходимости формирования некоторых специальных документов, таких как командировочные удостоверения и прочее.

Вместе с тем это не означает, что работник, выполняющий трудовые обязанности вне организации, не должен вести никакой отчетности о своей деятельности. Как правило, ему вменяется в обязанность оформление документов, подтверждающих маршрут и цель служебной поездки, а также ее результаты.

При этом конкретный перечень и требования к разработке таких документов устанавливаются работодателем самостоятельно. В нашей статье мы приводим достаточно несложный, но вместе с тем исчерпывающий перечень таких документов, который будет удобен компании для учета работ сотрудников, постоянно находящихся в разъездах.

Установление разъездного характера работы для сотрудника не означает, что его нельзя направить в командировку. Согласно положениям ТК и судебной практике, это нужно сделать в случае, если обстоятельства конкретной поездки существенно отличаются от обычных условий его работы, а само поручение носит разовый характер.

В этом случае служебная поездка оформляется в соответствии со стандартными правилами направления в командировку, и понесенные расходы оплачиваются согласно порядку, установленному для командировок. В нашем материале мы приводим конкретный пример такой ситуации.

В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может изменяться. Чтобы не вносить изменения в положение, можно изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя. Приведем образец.

к меню ↑

Устанавливаем разъездной характер работы

к меню ↑

[рся6]

Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.

Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль.

А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.

Узнайте к чему:  Из декрета в декрет без выхода на работу в 2019 году: какие выплаты положены? || Выгодно ли брать повторный декретный отпуск без выхода на работу

разъездной характер работы

Итак, чтобы у налоговых представителей не возникало вопросов к руководству и сотрудникам, необходимо отразить в коллективном договоре условия, определяющие разъездной характер работы. Также они должны быть обозначены в локальных нормативных актах и соглашениях. В этих же документах необходимо указание размера компенсаций.

Данные требования обозначены письмом ФНС РФ от 06.08.2010 и положением Министерства здравоохранения и социального развития от 27.02.2010.

О документации

Несмотря на всё вышеперечисленное, тем организациям, которые выплачивают сотрудникам компенсации, не помешает сохранять документы, способные подтвердить разъездной характер работы. Что это значит? То, что бывают форс-мажоры и непредвиденные проверки, в ходе которых данные бумаги могут пригодиться. К ним относятся следующие документы:

  • Планы поездок, утверждённые руководством.
  • Журналы учёта служебных командировок.
  • Маршрутные листы.
  • Менеджерские отчёты о встречах.

Судебная практика показывает, что если в момент осуществления проверки у организации не будет в наличии этих документов, то проверяющие из налоговой службы вполне смогут исключить средства, ушедшие на компенсации, из расчёта налога на прибыль. А это означает дополнительное начисление взносов и НДФЛ.

Отличие от командировок

Не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками — поездками работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В ст.

Напомним, что за сотрудником, направленным в служебную командировку, сохраняются место работы и средний заработок. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749 (далее — Положение). Согласно Положению средний заработок за период нахождения работника в командировке и дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Также работнику возмещаются:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения (оплату гостиницы);
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (мобильная связь, медицинская страховка и др.).

Обратите внимание! При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).

Конкретные нормы возмещения командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 {amp}lt;3{amp}gt;, распространяются только на работников бюджетных организаций. В коммерческих организациях расходы, связанные с командировкой, определяются коллективным договором или иным локальным актом организации.

Порядок оформления командировок установлен Положением. Прежде всего руководитель организации издает приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а). Кроме этого, работнику оформляются служебное задание (унифицированная форма Т-10а) и командировочное удостоверение (Т-10).

Формы указанных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

В командировочном удостоверении проставляются отметки о датах прибытия и отбытия с места командировки. Также работнику авансом выдаются денежные средства на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и суточные.

В течение трех рабочих дней после возвращения работник обязан представить отчет о выполненной работе и авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

В чем же состоит основное отличие командировки от служебной поездки? В ст. 57 ТК РФ установлено, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), должны в обязательном порядке включаться в трудовой договор с работником.

Таким образом, разъездная работа — составная часть трудовой функции работника. Оговорка в ст. 57 «в необходимых случаях» означает, что работодатель обязан отметить особый характер работы в трудовом договоре, если это не предусмотрено законодательными нормативными актами, например Перечнями профессий. Кроме этого, трудовая деятельность должна постоянно носить характер разъездов.

 положение о разъездном характере работы

Насчет командировок в п. 2 Положения лишь указано, что в командировки могут направляться только лица, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Направление в командировки носит, как правило, периодический характер, производится по мере необходимости.

Обратите внимание! Не могут быть направлены в служебную командировку беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), работники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ), лица в возрасте до 18 лет (ст.

Исходя из вышесказанного, а также разъяснений, представленных в Письме Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168, даже если поездки водителей грузовых автомобилей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.

Если же согласно Перечню профессий водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки не признаются служебными командировками. Особое внимание обратите на слово «регулярных» — перевозки осуществляются согласно действующему расписанию и по конкретным маршрутам.

Если же водитель осуществляет междугородные (международные) перевозки в различные города и страны по индивидуальным маршрутам, такие поездки будут считаться командировками, что подтверждается судебной практикой.

Таким образом, если сотрудник с разъездным характером работы, например, работающий в пределах города, будет направлен в другой город в служебную поездку, то ее следует оформлять как командировку.

Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности.

Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке.

Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.

Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.

Суммы и размеры компенсации

Положение о разъездном характере работы гласит, что суммы, возвращённые сотруднику за понесённые им финансовые потери, он обязуется подтвердить. Если, например, он отправляется в командировку на другой конец страны, то ему понадобится представить отчёт с приложением авиабилетов, счёта и брони из гостиницы, чеки на бензин, проезд в такси и т. д.

Правда, в некоторых организациях такой подход не практикуется. Руководство просто осуществляет ежемесячное начисление средств на счет работника в определённом объёме (фиксированном, как правило). Правда, в этом случае есть вероятность, что представители фондов и ИФНС посчитают выплаты данного характера надбавкой за особые условия труда, а не компенсацией.

В других же случаях сотруднику выдаётся карта (с лимитом или без), и по совершённым с ней операциям руководству приходит банковский отчёт.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и форма

Сотрудник: Бегунов Егор Сергеевич

Должность: курьер

 N 
п/п
Наименование
организации
     Адрес     
  Цель поездки 
    Вид   
транспорта
Подтверждающий
документ
Время
(ч,
мин.)
  Подпись  
принимающей
стороны
 1 
ЗАО         
"Магистраль"
г. Н. Новгород,
ул. Рябцева,
д. 6
Доставка       
корреспонденции
Автобус   
Проездной на  
апрель 2012 г.
10.30
Данилова   
 2 
Почтовое    
отделение
N 65
г. Н. Новгород,
ул. Дьяконова,
д. 23
Получение      
ценной
бандероли
Маршрутное
такси
Проездной     
билет
11.30
...
      ...   
      ...      
      ...      
    ...   
      ...     
 ... 
    ...    
    Руководитель отдела кадров                                         Работник
Каплина /И.Н. Каплина/ Бегунов

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Маршрутный лист получен 10.04.2012 в 16 ч 45 мин.

    Инспектор по кадрам                  Мокеева             /Г.М. Мокеева/

Решение о том, какой документ использовать, остается за работодателем. Отметим лишь, что в любом из указанных документов должны быть предусмотрены подпись руководителя (уполномоченного им лица) и подпись работника.

Служебное задание (или маршрутный лист) по завершении поездки сдается уполномоченному лицу (руководителю подразделения, работнику транспортного отдела, отдела кадров, бухгалтерии, секретарю и т.д.).

Обратите внимание! Издавать приказ о направлении в служебную поездку при разъездном характере работы сотрудника не требуется.

Обязательным документом в случае, если служебные поездки осуществляются на автотранспорте организации, является путевой лист. Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.

1997 N 78 (далее — Постановление N 78) и применяются юридическими лицами всех форм собственности. Путевой лист выписывается в одном экземпляре уполномоченным лицом организации и под расписку выдается водителю.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, это:

  • наименование и номер;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Путевые листы регистрируются в журнале, форма которого утверждена Постановлением N 78. Он хранится в организации не менее пяти лет. Служебные задания или маршрутные листы лучше также регистрировать в журналах.

А нужно ли отмечать время служебных поездок в табеле учета рабочего времени, и если да, то как? На взгляд автора, если работа сотрудника имеет разъездной характер и установлена ежемесячная надбавка за него, в табеле следует отмечать рабочее время кодом «Я», так как сотрудник, находясь в разъездах, фактически находится на своем рабочем месте и исполняет свои трудовые обязанности.

Если же установлен фиксированный размер надбавки, например 500 руб. за каждый день или час нахождения в служебной поездке, то делать отметку в табеле придется. Но поскольку условное обозначение служебной поездки не установлено, рекомендуем приказом работодателя установить новый код, например «СП».

к меню ↑

к меню ↑

разъездной характер работы что это значит

[рся6]

Унифицированной формы МАРШРУТНОГО ЛИСТА нет, разработайте ее самостоятельно.

Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ «Закон о бухгалтерском учете»За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.

к меню ↑

Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов

О них тоже хотелось бы рассказать. Суточные при разъездном характере работы не зависят от фактических затрат сотрудника, и их не нужно подтверждать документально.

В соответствии со статьёй 168.1 ТК РФ, предприятия имеют право оплачивать специалистам дополнительные расходы, которые связаны с проживанием за пределами постоянного места жительства. Компенсации данного рода тоже не облагаются взносами и НДФЛ.

Узнайте к чему:  Как проверить аннулирован ли патент на работу

Однако в коллективном договоре должен обозначаться размер таких выплат, порядок их начисления и случаи, при которых это допускается. Этот факт подтверждён в письмах Минфина РФ от 04.09.2009, а также от 07.06.2011 и 07.06.2011.

Наглядный пример (надбавки)

Так, допустим, на предприятии вышел приказ, в соответствии с которым водитель-экспедитор получит надбавку в размере 15 000 рублей за разъездной характер его работы. В следующем месяце её включили в его зарплату, но удержали взносы и налоги.

разъездной характер работы тк рф

1 950 рублей ушло в качестве НДФЛ (13%) и 3 300 (22%) – в Пенсионный фонд. Также было вычтено 765 р. (5,1%) в качестве взноса в ФФОМС, ещё 435 р. (2,9%) за сбор в ФСС и ещё 105 р. (0,7%) – налог за несчастные случаи на производстве.

А вот другая ситуация. Допустим, работник организации, среднесуточный заработок которого равен 1 200 р., должен был в течение семи дней выполнять работу, находясь в разъездных условиях труда. Потом, по завершении обязанностей, он предоставил в бухгалтерию доказательства, подтверждающие его траты за данный период.

Экономические службы начислили сотруднику компенсацию в размере 20 400 р. Эта сумма получилась в результате сложения компенсации пресловутых затрат (12 000 руб.) и суточных (1 200 х 7 = 8 400). Он получает эти деньги «чистыми». Ведь речь идёт о компенсации, а она налогами не облагается.

Не будет лишним упомянуть и то, как рассчитывается данная компенсация за разъездной характер работы и в каких случаях она применяется. Итак, фиксированная надбавка имеет место, если сотрудник:

  • Весь день или большую его часть пребывает в разъездах.
  • По рабочим обязательствам передвигается в пределах ограниченной местности.
  • Не тратит денег на проживание и проезд за границей или в других регионах в рамках своей трудовой деятельности.
  • Расходует сумму предсказуемых размеров.

Важно, чтобы работодатель отметил действие данной системы компенсаций на его предприятии в договоре. Это требование обозначено в 168-й статье. Разрешено использование такой формулировки: «Сотрудникам с разъездным характером работы положена ежемесячная надбавка, покрывающая расходы на проезд. Её размер – 12% от оклада».

Цифры приблизительные. Размер компенсации всегда определяется работодателем. Он может указать её либо в процентах от оклада, либо в конкретном денежном выражении, указав точную сумму.

Что ж, можно ещё многое рассказать о том, как высчитывается надбавка за разъездной характер работы и какие принципы должен соблюдать работодатель. Но и всё вышеперечисленное даёт понять, какие именно специалисты могут рассчитывать на компенсации и что нужно делать руководству, дабы избежать проблем, связанных с представителями ИФНС и фондов.

 суточные при разъездном характере работы

В силу ст. 129 ТК РФ одним из элементов оплаты труда являются доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ). Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Так, организации, подписавшие Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике Российской Федерации на 2009 — 2011 годы {amp}lt;4{amp}gt; (действует до 31.12.2012), за разъездной характер работы должны производить работникам доплату в размере не менее 12,5% тарифной ставки.

А Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87, предусмотрено, что в случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения строительной организации или сборного пункта до места работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, надбавка за разъездной характер работ устанавливается в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада), а не менее двух часов — до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат.

В организациях же, которые не приняли участие в подписании каких-либо соглашений и не присоединились к ним либо на которые не распространяют свое действие нормативные правовые акты РФ или субъектов РФ, надбавки устанавливает работодатель.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Кроме выплаты надбавок, работодатель обязан возместить расходы, понесенные сотрудником в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Список точно такой же, как и при направлении работника в командировку:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Расходы на проезд возмещаются в размере оплаты проезда любым видом транспорта (в том числе на такси), проездного билета на любой из видов общественного транспорта. Водителям или сотрудникам, использующим в служебных поездках личный транспорт, возмещается стоимость ГСМ.

надбавка за разъездной характер работы

Расходы на наем жилого помещения и дополнительные затраты, с ним связанные, предусматривают возмещение цены проживания в гостиницах, питания и иных бытовых расходов. При этом суточные работник расходует по своему усмотрению и подтверждаться документально они не должны.

Что касается иных расходов работника, к ним можно отнести оплату сотовой связи, питания в течение рабочего дня и т.п. Все зависит от возможностей и желания работодателя.

Основанием для возмещения работнику понесенных затрат так же будет авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие документы: проездные билеты, квитанции, чеки и т.п. Обратите внимание: поскольку служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, то компенсация разъездных расходов не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (Письмо Минфина России от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250).

В заключение обращаем внимание работодателя на необходимость правильно оформлять документы в зависимости от характера работы сотрудника, поскольку от этого зависит, какие выплаты или надбавки вы должны осуществлять.

И даже если в трудовом договоре не указано, что работа носит разъездной характер, но при этом он будет подтвержден документально, суд может признать ее таковой. В качестве примера рассмотрим Определение Московского областного суда от 25.10.2011 по делу N 33-24126.

М. работал в должности персонального водителя 1-го класса в ЗАО «Центродорстрой — Строительное управление N 804» (далее — ЗАО). М. посчитал, что за период работы в ЗАО ему не были произведены выплаты суточных за время нахождения его в командировках, и обратился в суд (также наличествовала задолженность по заработной плате).

Суд первой инстанции установил, что М. исполнял трудовую функцию в ЗАО в качестве водителя автомобиля 1-го класса по трудовому договору. В нем помимо основного места работы по адресу «…» была предусмотрена возможность работы в обособленных подразделениях ЗАО. Исследовав материалы дела, суд отказал М. в возмещении суточных, и вот почему.

расходы на проезд

В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Согласно Положению квалифицирующими признаками командировки являются:

  • наличие распоряжения работодателя о направлении сотрудника в командировку;
  • поездка сотрудника в место, которое не является местом его постоянной работы по трудовому договору;
  • выполнение служебного поручения в месте, которое не является рабочим местом сотрудника.

Несмотря на то что в трудовом договоре отсутствует указание на особые условия труда и характер выполняемой М. работы, фактически его работа носила разъездной характер, что подтверждается путевыми листами за весь рассматриваемый период времени, согласно которым он каждый рабочий день передвигался по различным пунктам назначения и все свое рабочее время находился в пути как по основному месту работы, так и в обособленных подразделениях ЗАО. Согласно ст.

166 ТК РФ служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути между местами работы, указанными в трудовом договоре, или работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Также согласно Положению об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденному Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15, рабочее время водителя служебного транспорта в рассматриваемом случае командировкой не считается, поскольку обязанность М.

совершать служебные поездки в обособленные подразделения ЗАО прямо указана в трудовом договоре. Выплата командировочных (суточных) в этом случае не предусматривалась коллективным договором, а также была прямо запрещена приказом ЗАО.

Судебная коллегия Московского областного суда данное решение оставила без изменений.

Л.В.Куревина

Положение о разъездном характере работы

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Работа в течение суток

Особого внимания заслуживает трудовая деятельность тех людей, которые в течение всего дня работают в движении. По сути, это и есть разъездной характер работы (в трудовом договоре это также отмечается).

Речь сейчас идет о водителях общественного транспорта и передвижных отделений связи, а также шофёрах, занятых на перевозке почты. Кроме перечисленных специалистов, в данный перечень входят сотрудники предприятий, деятельность которых заключается в осуществлении строительных, наладочных и монтажных работ.

Но это ещё не всё, что касается такой темы, как разъездной характер работы. Рабочее время должно быть нормировано, но в данном случае это не всегда осуществимо. Поэтому, если продолжительность этой деятельности превышает 12 дней в месяц, но сотрудники всё равно ежедневно возвращаются домой, им выплачивается 20-процентная надбавка.

В случаях, когда разъездная деятельность занимает менее 12 дней в месяц, человеку положена компенсация до 15%.

Незаменимая компенсация

Её также включает в себя положение о разъездном характере работы. Незаменимая компенсация – это надбавка к заработной плате. Она начисляется работнику постоянно, в определённом размере. Такой ход компаниям выгоден, так как он исключает доначисления взносов и НДФЛ.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов.

Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector