Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е.

внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

  •  поступающую корреспонденцию (входящие документы);

  •  исходящие документы;

  •  внутренние служебные записки;

  •  приказы по основной деятельности;

  •  кадровые приказы;

  •  распоряжения;

  •  протоколы совета директоров;

  •  протоколы планерок (оперативок) и т.п.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание.

Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

Входящая корреспонденция

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

Узнайте к чему:  АПЕЛЛЯЦИЯ - как укрывались документы (IV)

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы.

работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов.

В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

  • передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

  • структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;

  • учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

5.2. Регистрационный номер документа

5.2.1. Регистрация документов
производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа,
автора и содержания.

5.2.2. Регистрационный номер
документа является его порядковым
номером в течение года (с января по
декабрь).

5.2.3. Приказы по личному
составу и приказы по основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы. В приказах по личному
составу к порядковому номеру добавляется
буква к (кадры),
по основной деятельности к порядковому
номеру добавляются буквы о/д
(основная деятельность).

5.2.4. Регистрационный номер
внутренних, исходящих документов, кроме
порядкового номера, дополняется условным
обозначением (индексом) структурного
подразделения, составившего документ,
номером дела по номенклатуре, куда
подшит документ (или копия отправленного
документа).

П р и м е р:Акт № 00-14-28,

где: 00-индекс отдела, 14-номер
дела по номенклатуре, 28-порядковый номер
отправляемого документа.

5.2.5. Ссылка на регистрационный
номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ или на
основании которого готовится следующий
документ.

5.4. Адресат

5.4.1. Адресатом может быть
организация, структурное подразделение,
должностное или физическое лицо.

– наименование учреждения,
организации (в именительном падеже);

– наименование структурного
подразделения (в именительном падеже);

– указание должности
получателя (в дательном падеже);

– инициалы и фамилия получателя
(в дательном падеже, инициалы указываются
перед фамилией);

– почтовый адрес.

5.4.2. Каждая из указанных
частей адресата печатается с новой
строчки. Расстояние между ними 1,5
межстрочных интервала. Длина максимальной
строки должна не превышать 9-10 см и
ограничиваться правой границей текстового
поля. Знаки препинания (точки и запятые)
не ставятся.

5.4.3. Для внутренних документов
указываются: название структурного
подразделения, должность, инициалы и
фамилия должностного лица, которому
подается документ.

П р и м е р:Начальнику
отдела безопасности

В.Г. Куроедову

5.4.4. При адресовании документа
физическому лицу указываются фамилия
и инициалы получателя, затем почтовый
адрес.

П р и м е р:
Куроедову В.Г.

пр-т Октябрьский д.55 кв.13

г. Великие Луки 182113

Электронное делопроизводство: номенклатура дел

5.4.5. При адресовании документа
юридическому лицу указывается наименование
организации, затем почтовый адрес.

П р и м е р:Почтовое
отделение № 10

ул.Некрасова д.1 г.Великие
Луки 182113

ООО «Альянс»

Генеральному директору

Ивановой И.И.

пер. Гранатовый д.4

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве

г.Великие Луки 182113

5.4.6. На одном документе
помещается не более 4-х адресатов. Слово
“Копия” перед вторым, третьим и
четвертым адресатами не проставляется.
Если адресатов больше, составляется
список на рассылку и на каждом документе
указывается один конкретный адрес.
Список на рассылку составляется тем,
кто готовил документ.

5.7. Заголовок к тексту

5.7.1. Заголовок является
обязательным
реквизитом любых документов (за
исключением извещений, телеграмм).

5.7.2. Заголовок включает в
себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.

Заголовок чаще всего отвечает
на вопрос: “о чем?”, ” о ком?”.

П р и м е р:
Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О
поставках металла; Положение – О финансовом
отделе.

5.7.3. В таких документах, как
протоколы, инструкции, акты, правила,
заголовок отвечает на вопрос: кого
(чего)?

П р и м е р:
должностная инструкция – секретаря;
протокол – заседания совета; акт – приема
помещения; правила – трудового распорядка
и др.

5.7.4. Если в документе отражено
несколько вопросов, заголовок формулируется
обобщенно.

Регистрация исходящих документов в делопроизводстве

П р и м е р:
“О создании приемной комиссии”.

Заголовок печатается без
кавычек, не подчеркивается. Точка в
конце заголовка не ставится.

Узнайте к чему:  Нужно ли сравнивать отпускные и мрот

5.9.1. Тексты документов
оформляются в виде связного текста,
анкеты, таблицы или в виде соединения
этих структур.

5.9.2. Важнейшими требованиями
к тексту являются: достоверность,
объективность, максимальная краткость
при полноте информации, точности,
исключающей возможность двоякого
понимания текста.

5.9.3. Связный текст, как
правило, состоит из двух частей:

  • в первой части – указываются
    причины, основание, цели составления
    документов;

  • во второй – решения, выводы,
    предложения и рекомендации.

5.9.4. В распорядительных
документах, отражающих принцип
единоначалия, в объяснительных записках,
заявлениях, в большей части докладных
записок текст излагается от первого
лица (предлагаю, прошу).

В распорядительных документах,
издаваемых на принципах коллегиальности,
используется форма изложения от 3-го
лица единственного числа (правление
решило).

5.9.5. В протоколах используется
форма изложения текста от 3-го лица
множественного числа (постановили,
решили, предлагаем), а запись выступлений
ведется от 3-го лица единственного числа
(Иванов возражает … и предлагает).

5.9.6. Для лучшего восприятия
документа его текст делится на абзацы.
Обычно абзац содержит не более двух-трех
предложений. Абзац печатается, отступив
пять печатных знаков
от начала строки. Абзац должен быть
одинаковым по всему тексту документа.

5.9.7. Тексты документов
сложных, больших по объему разделяются
на части: разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами. Номер подпункта включает номера
раздела, подраздела, пункта и порядковый
номер подпункта. Все они разделяются
точками. Количество номеров в нумерации
не должно быть больше четырех.

П р и м е р:
2.1.; 2.1.2.; 2.1.2.3.

5.9.8. Если в тексте документа
содержится таблица, то графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже.

5.9.9. Если таблицу печатают
более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть
напечатаны только номера этих граф.

Фрагмент журнала регистрации документа

5.9.10. Заголовки граф и строк
таблицы пишут с прописной буквы. В конце
заголовка и подзаголовка таблицы точка
не ставится. Заголовки граф формулируются
в единственном числе и всегда в
именительном падеже.

5.16. Отметка об исполнителе

5.8.1. Если документ требует
исполнения и берется на контроль, на
нем проставляется отметка о контроле
в виде буквы “К” (Контроль) в правом
верхнем углу документа.

П р и м е р:
И.И. Иванова, экономический отдел

7 (81153) 0 00 00

Точки или разделительный
знак в номере телефона не ставятся.

П р и м е р:
Сообщено по телефону Н.Н.Петровой
15.05.2013 г.

В дело № 01-16

И.И. Иванова 18.05.2013 г.

Ответ направлен

Электронное делопроизводство: входящие РКК

15.05.2013 № 253/ОК

В дело № 01-16

И.И. Иванова 18.05.2013 г.

5.18.1. Отметка о поступлении
документа содержит очередной порядковый
номер и дату поступления документа (при
необходимости – часы и минуты).

5.18.2. Отметку о получении
располагают на нижнем поле документа.

5.19. Идентификатор электронной
копии документа

5.19.1. Идентификатором
электронной копии документа является
отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая дату и другие
установленные поисковые данные.
Применяется при использовании электронной
почты.

Массовое занесение документов со сканера

6. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

6.1. Распорядительные документы

6.6.1.1. Проекты распорядительных документов
готовятся структурными подразделениями
по поручению Генерального директора
Общества или по собственной инициативе.

6.6.1.2. Срок согласования проектов
распорядительных документов конкретными
должностными лицами составляет не более
2 (двух) рабочих дней.

6.2. Приказы по организации

6.6.2.1.
Для
издания приказа, иного распорядительного
документа, работник Общества, инициирующий
процесс издания указанного документа,
после устного согласования условий
приказа с Генеральным директором,
представляет на рассмотрение Генерального
директора предложения по издаваемому
приказу в письменной форме.

После
получения распоряжения Генерального
директора о подготовке проекта приказа,
работник, составивший проект для издания
приказа передает его в электронной
форме Секретарю Общества для подготовки
проекта приказа
(образец оформления приказа в приложении
№2).

Поручения

6.6.2.2.
Все
приказы в Обществе подготавливаютсяСекретарем.

6.6.2.3. Распорядительная
часть делится на пункты, если исполнение
приказа предполагает несколько
исполнителей и выполнение различных
по характеру действий. Действия одного
характера
исполнителя перечисляются в одном
пункте.

6.6.2.4. В том случае,
если задание или действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий
пункт приказа начинается с указания
должности и фамилии исполнителя (инициалы
в тексте ставятся после фамилии) в
дательном падеже. В качестве исполнителей
могут быть
указаны организации или структурные
подразделения.

  1. Начальнику
    Управления международных операций
    Котову А.Д. подготовить проект инструкции
    для клиентов банка об организации
    работы по осуществлению валютного
    контроля;

2. Начальнику
юридического отдела Мельникову
С.Г. предоставить Управлению
международных операций необходимые
нормативно-методические документы.

6.6.2.5. Указание срока исполнения дается
отдельной строкой и оформляется”
тремя парами арабских
цифр.

П р и м е р: Срок
исполнения – 15.03.2013 г.

6.6.2.6. В последнем
пункте распорядительной части указывают
конкретных лиц, на которых возлагается
контроль за исполнением распорядительных
документов.

П р и м е р:
3. Контроль
за исполнением приказа возложить на
заместителя директора Сергеева О.Л.

3.
Контроль за исполнением приказа оставляю
за собой.

6.6.2.7.
При
подготовке проектов приказов (распоряжений)
работникам Общества следует
руководствоваться следующими правилами:

  • Приказ
    – это нормативный документ, издаваемый
    для решения каких-либо задач.

  • Приказы
    должны иметь название, дату и номер.

  • Приказы
    по основной деятельности нумеруются
    и ведутся отдельно от приказов по
    кадрам.

  • Приказы
    подписываются Генеральным директором
    Общества или лицом, исполняющим его
    обязанности.

6.6.2.8.
Нумерацию,
учет и хранение приказов осуществляет
Секретарь Общества.

6.6.2.9.
Приказы
хранятся в приемной
(в течение одного календарного года)
и регистрируются в Журналах регистрации
приказов.

Узнайте к чему:  Ресурсоснабжающая организация сроки ответа на претензию

Копии
приказов Секретарь представляет в
Департамент
финансов и налоговой отчетности
Общества и в
Юридический департамент
Общества, если это необходимо.

6.6.2.10. Приказ вступает в силу с момента
подписания, если в его тексте не указано
другого срока.

6.6.2.11. Внесение исправлений в приказ
после его подписания не допускается.

Поручения

В документообороте
Общества
в соответствии с особенностями
технологической обработки выделяются
документопотоки: поступающая документация
(входящая); отправляемая документация
(исходящая); внутренняя документация.

    1. Прием и первичная обработка поступающих документов

      1. Порядок
        обработки
        поступающих
        документов:

  • проверка правильности
    адресования поступающих документов,
    правильности доставки и комплектности
    документов;

  • сортировка документов
    на подлежащие и неподлежащие регистрации;

  • выделение документов,
    адресованных в структурные подразделения;

  • сроки обработки
    документов и передачи их на участок
    регистрации или в структурные
    подразделения в случае поступления
    документов в нерабочее время;

    1. Предварительное рассмотрение документов

      1. Инструкцией по
        делопроизводству предусматриваться
        проведение службой делопроизводства
        предварительного рассмотрения
        документов в целях выделения из всего
        массива поступившей документации,
        требующей обязательного рассмотрения
        руководством Общества.

      2. Документы,
        поступившие в Общество
        по вопросам, не требующим рассмотрения
        руководством, направляются службой
        делопроизводства непосредственно в
        структурные подразделения Общества.

      1. Основанием для
        принятия решения в ходе предварительного
        рассмотрения является содержание
        документа, а не адресование документа
        соответствующему должностному лицу
        Общества.

      2. Результатом
        предварительного рассмотрения должно
        быть направление документа на вынесение
        руководителем Общества
        или лицом его замещающим резолюции
        (поручения (указания) по исполнению
        документа) в соответствии с распределением
        обязанностей между руководителем,
        его заместителями.

5.13. Визы согласования документа

5.13.1. Проекты подготовленных
документов перед подписанием
согласовываются с заинтересованными
отделами структурных подразделений,
отдельными должностными лицами.

П р и м е р:
Начальник технического отдела

личная
подпись И.И. Петров

15.05.2013 г.

П р и м е р:Замечания прилагаются

Начальник юридического
отдела

Электронное делопроизводство: входящие РКК

личная подпись
И.В. Кудряшов

15.05.2013
г.

5.13.4. Для документа, подлинник
которого остается в организации, визы
проставляют в нижней части последнего
листа подлинника документа.

5.13.5. Для документа, подлинник
которого отправляют из организации,
визы проставляют в нижней части последнего
листа копии отправляемого документа.

Допускается полистное
визирование документа и его приложения.

5.14. Оттиск печати

5.14.1. Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица.

Оформление распорядительного документа

5.14.2. Оттиск печати должен
захватывать часть наименования должности
лица, подписавшего документ, и не
закрывать его подписи.

5.14.3. Печать предприятия
проставляется на подлинниках документов,
подписанных руководителем организации
или лицами, право подписи, которым им
делегировано.

5.14.4. Письма, выполненные на
бланке (кроме гарантийных) не требуют
удостоверения печатью.

5.14.5. Перечень документов,
на которых ставится печать:

  • акты (приема законченных
    строительством объектов, оборудования,
    выполненных работ; списания, экспертизы
    и т.д.);

  • архивные копии, архивные
    справки;

  • гарантийные письма (на
    выполнение работ, услуг и т.д.);

  • доверенности (на получение
    товарно-материальных ценностей, ведение
    дел в арбитраже и т.д.);

  • договоры (о материальной
    ответственности, поставках, подрядах,
    научно-техническом сотрудничестве,
    аренде помещений, производстве работ
    и т.д.);

  • задания (на проектирование
    объектов, технических сооружений,
    капитальное строительство; технические
    и т.д.);

  • заявления (на аккредитив,
    об отказе от акцепта и т.д.);

  • командировочные удостоверения;

  • нормы расходов, платежные
    календари;

  • образцы оттисков печатей
    и подписей работников, имеющих право
    совершения финансово-хозяйственных
    операций;

  • поручения (бюджетные,
    банковские, пенсионные, платежные –
    сводные, в банк, на получение инвалюты
    со счетов, перевод валюты, на импорт и
    т.д.);

  • представления и ходатайства
    (о награждении орденами и медалями,
    премиями и);

  • расчеты выслуги лет;

  • реестры (чеков; бюджетных
    поручений, представляемых в банк);

  • сметы, расходов (на содержание
    аппарата управления, калькуляцию к
    договору);

  • контракты, соглашения;

  • справки (лимитные, о выплате
    страховых сумм, использовании бюджетных
    ассигнований на зарплату, начисленной
    и причитающейся зарплате, праве на
    льготы, размере пенсии);

  • спецификации (изделий,
    продукции и т.д.);

  • титульные списки;

  • удостоверения;

  • штатные расписания.

7.1. Положение

7.7.1.1. Положения – нормативные акты,
имеющие сводный кодификацион­ный
характер и определяющие порядок
образования, структуру, функ­ции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы Общества (образец
оформления положения в приложении №4)

7.7.1.2. Положения могут регламентировать
деятельность должностных лиц. В отдельную
группу выделяются положения, регулирующие
совокупность орга­низационных,
трудовых и других отношений по конкретному
вопросу.

П р и м е р:”Положение о
бухгалтерском учёте и отчётности ”

“Положение о документообороте в
бухгалтерским учёте”

Оформление распорядительного документа

Положения утверждаются в установленном
порядке.

7.2. Инструкция

7.7.2.1. Инструкция — это правовой акт,
издаваемый органом управления Общества
в целях установления правил, регулирующих
организационные, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности предприятия (образец
оформления инструкции в приложении
№5).

7.7.2.2. Заголовок инструкции должен четко
очерчивать круг вопросов, объектов и
лиц, на которые распространяются ее
требования.

П р и м е р:«Инструкция по
делопроизводству»;

«Должностная инструкция
инспектора по контролю».

7.7.2.3. Текст инструкции разбивается по
определенной логической схеме на
разделы, пункты и подпункты. Как правило,
инструкция начинается с раздела «Общие
положения», в котором указываются цели
ее издания, область распространения,
порядок ее применения и другие сведения
общего характера. Инструкция является
документом постоянного или длительного
действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит
характер указания, в ней указываются
четкие формулировки со словами, имеющими
распорядительное значение:

  • «должен»;

  • «следует»;

  • «необходимо»;

  • «имеет право»;

  • «не допускается»;

  • «рекомендуется»;

  • «запрещается» и т.д.

Оформление распорядительного документа

Текст инструкции излагается от третьего
лица или в безличной форме

7.7.2.4. Инструкция оформляется на общем
бланке. Она утверждается специальным
распорядительным актом или непосредственно
Генеральным директором. На инструкции
может быть сделана пометка о том, что
она является приложением к распорядительному
документу.

При утверждении инструкции
распорядительным документом (приказом,
распоряжением и т.д.) в нем устанавливается
срок введения инструкции, перечисляются
необходимые организационные мероприятия,
указываются ответственные исполнители.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector