Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Служебная внешняя справка оформление

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (Докладная записка);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Согласно ГОСТу текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Пример 1.

---------------------------------------T---------------------------------------¬
¦ Угловое расположение реквизитов ¦ Продольное расположение реквизитов ¦
-------------------------------------- ---------------------------------------
¦Наименование Адресат ¦Наименование структурного подразделения¦
¦структурного подразделения ¦ ¦
¦ ¦ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ¦
¦ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ¦ ¦
¦ ¦__________ N__________ ¦
¦_________N_______ ¦ ¦
¦ ¦ Адресат ¦
¦заголовок к тексту ¦заголовок к тексту ¦
L-------------------------------------- ----------------------------------------

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения-автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (Докладная записка) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.

Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Служебная внешняя справка оформление

Пример 2. Приложение: акт проверки от 03.03.2006 N 33 на 1 л. в 3 экз.

Пример 3.

Отдел рекламы                               Генеральному директору
ООО "Мечта"
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА В.Л. Горюнову
20.01.2006 N 10
о командировании специалистов
для участия в семинаре
В соответствии с полученным 19.01.2006 от ООО "Экспо"
официальным приглашением сотрудникам ООО "Мечта" посетить
организуемый ООО "Экспо" международный семинар, посвященный
развитию рекламы и ее роли в маркетинге, прошу Вас командировать
на семинар (г. Кострома) на срок с 01.02.2006 по 07.02.2006
следующих специалистов: маркетолога Короткова А.М. и художника-
дизайнера Сорокину А.В.
Начальник отдела Железнов М.Ю. Железнов

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Пример 4.

Правительство Москвы                      Префекту Северного
Департамент инвестиционных Административного округа
программ строительства М.М. Момонову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
27.02.2006 N 03-04/6
Москва
Довожу до Вашего сведения, что представитель префектуры
А.В. Соколов, являясь на еженедельные заседания Рабочей группы,
приходит недостаточно подготовленным, возложенные поручения
выполняет не в полном объеме, а 22.02.2006 отсутствовал
на совещании.
Прошу принять соответствующие меры.
Руководитель департамента Саленцева А.В. Саленцева

Образец оформления факса

Протоколы

Служебная внешняя справка оформление

Протокол
— это документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях, заседаниях и других формах
работы коллегиальных органов.

-Заседание
ученого совета

Узнайте к чему:  Заявление об отказе от офиса

-Совещание
руководителей подразделений завода

-Заседание
профсоюзного комитета

Текст
протокола состоит из двух частей —
вводной и
основной. Во
вводной части
перечисляются присутствовавшие на
собрании, в том числе указывается
председатель и секретарь собрания. Для
всех присутствовавших указывается
наименование должности, если это протокол
производственного совещания.

Служебная внешняя справка оформление

Основная
часть протокола
строится по схеме СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ
— ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому
пункту повестки дня.

В
разделе СЛУШАЛИ приводятся: инициалы
и фамилия докладчика без указания
должности (должность названа во вводной
части), ставится тире и с прописной буквы
— краткая запись содержания доклада,
сообщения.

В
разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения та
же.

В
разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам излагаются
принятые постановления.

Текст
протокола подписывается председателем
и секретарем.

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями.

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется на практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями.

Пример 5.

Административно-хозяйственный отдел       Начальнику службы охраны
Д.В. Еремину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.02.2006 N 10
В субботу 18.02.2006 с 13-00 до 15-00 в офисе будут проводиться
работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров.
Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО
"АэроВент" для выполнения этих работ:
1. Королев Роман Николаевич.
2. Машков Геннадий Сергеевич.
Начальник отдела Антипов А.С. Антипов

Оформление
доверенности

Доверенность
— это документ, выдаваемый
организацией-доверителем
физическому лицу — поверенному,
на право выполнения от имени
организации-доверителя указанных в
доверенности действий.

-заключать
договор на выполнение работ или оказание
услуг ;

Служебная внешняя справка оформление

-представлять
интересы организации-доверителя в суде,
при заключении биржевых сделок, и т.д.;

-получать
и отправлять материальные ценности.

Доверенности
оформляют на
бланке организации-доверителя.
Формуляр доверенности включает в себя
следующие реквизиты: наименование вида
документа и его порядковый номер, дата
составления документа, место составления
документа, текст, подпись руководителя
организации-доверителя.

В
тексте обязательна ссылка на документ,
устанавливающий полномочия лица,
выдавшего доверенность, то есть на Устав
организации-доверителя или Положение
об организации. Для поверенного, кроме
упоминания его фамилии, имени и отчества,
в доверенности необходимо указать
паспортные данные: номер паспорта, дату
выдачи и полное наименование и код
подразделения МВД, выдавшего паспорт.

Дальше
в тексте перечисляют действия, которые
имеет право выполнять поверенный от
имени организации-доверителя. Обязательно
указывается до какого срока поверенному
выдана доверенность. Подпись поверенного
удостоверяется в доверенности
руководителем организации-доверителя.

На
доверенности обязательна простановка
печати организации-доверителя.

Докладные
записки

Докладная
записка –
документ, адресованный руководителю
предприятия и содержащий изложение
какого-либо вопроса, факта, а также
предложения составителя по излагаемому
вопросу.

Узнайте к чему:  Секретки на колеса какие лучше

Докладная
записка может составляться по инициативе
составителя или по указанию руководства.

Докладные
записки могут быть как внутренними, так
и внешними. Внутренние записки
подписываются составителем, внешние –
руководителем.

Докладная
записка включает следующие реквизиты:
наименование структурного подразделения,
вид документа, дата, номер, место
составления или издания, заголовок к
тексту, текст, подпись.

Текст
документа имеет две части. В первой
излагаются факты, послужившие причиной
составления документа, во второй
приводятся мнение, выводы, предложения
составителя по данному вопросу.

Руководитель,
которому адресована докладная записка,
пишет на ней свою резолюцию по данному
вопросу. Докладная записка может стать
основанием для издания распорядительного
или другого документа, согласно резолюции.

Пример
внутренней докладной записки

Общий отдел
Генеральному
директору

объединения

Служебная внешняя справка оформление

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Н.К. Иванову

      1. №36

Рязань

О замене пишущих
машин

Довожу
до вашего сведения, что машинбюро в
настоящее время оснащено пишущими
машинами устаревшего образца, многие
из которых имеют надёжные эксплуатационные
качества.

Прошу
рассмотреть вопрос о приобретении шести
новых машинок и одного компьютера с
принтером.

Зав.
машинбюро
Г.Н. Колбасин

Министерство
общего и

профессионального
образования РФ

Генеральному
директору

завода
…………………………………

Октябрьский
отдел

народного
образования

ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА

      1. №15

Новосибирск

Служебная внешняя справка оформление

О
проверке технического состояния жилых
помещений базы отдыха

Согласно
поручению главы администрации Октябрьского
района о проверке готовности баз отдыха
для детей и определение количества
школьников, которые могут отдохнуть
летом 2002 года.

Мною
13 мая сего года бал проведён осмотр
жилых помещений базы отдыха Вашего
завода.

Все
жилые корпуса в удовлетворительном
состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо
вставить стёкла, корпус №2 нуждается в
ремонте.

Зав.
района Н.И.
Пирогов

Объяснительная
записка

Объяснительная
записка-это документ, поясняющий
содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчёта, проекта) или
объясняющая причины какого-либо события,
факта, поступка.

1
группа – это документы, чаще всего
сопровождающие основной документ и
поясняющие содержание его отдельных
положений. Оформляются на общем бланке
учреждений.

2
группа – это записки по поводу каких-либо
происшествий, сложившихся ситуаций,
поступков и поведений работников.

Пример
объяснительной записки

Объяснительная
записка

Директору
центра «Кадры»

Н.И.
Иванову

01.11.2002
№21

О
срыве занятий в группе секретарей-референтов

31
октября 2002 года на занятия по
делопроизводству пришло только 3
слушателя из состава группы 19 человек

П
2стр.реподаватель
Г.И. Григорьева

Наименование
организации

Производственный
отдел

Объяснительная
записка

Ген.
Директору объединения

Служебная внешняя справка оформление

А.А.
Зуеву

01.11.2002
№14

Об
установке оборудования

Сводный
отчёт об установке оборудования для
производства аммиака, передан в выше
стоящею организацию согласно договорённости
30.10.2002г.

Начальник
отдела А.Е. Ёлкин

Производственное
объединение

По
добыче железной руды

«Крымчермет»

Шахта
«Юзовская»

Объяснительная
записка Ген.
Директору

01.11.2002
№10 К.Е.
Матвееву

О
нарушении производственной дисциплины

,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

Горный
мастер
В.И. Софроний

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка-это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

Служебная внешняя справка оформление

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитическими,
  • отчетными или
  • информационными.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, справка о текучести кадров за I квартал 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2006 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

Узнайте к чему:  Возврат денег на карту при оплате банковской картой транзакция

Пример 6.

Общество с ограниченной ответственностью    Генеральному директору
"Леда" А.А. Вишнякову
Отдел кадров
СПРАВКА
03.04.2006 N 117
Москва
об использовании трудовых ресурсов
за I квартал 2006 г.
            Наименование показателей             
  Количество  
Число фактически отработанных человеко-часов     
работниками (без совместителей и работников
несписочного состава)
   24 120     
человеко-часов
Численность совместителей, принятых из других    
предприятий, учреждений, организаций
      нет     
Численность работников, выполнявших работы       
по договорам подряда и другим договорам
гражданско-правового характера
      нет     
Численность всех работников в среднем            
за отчетный период
  67 человек  
 Начальник отдела             Петухов                А.В. Петухов
Инспектор отдела Лопухова Л.В. Лопухова

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д.

В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример 7.

НОУ ВПО "Московский институт юриспруденции"
СПРАВКА
01.03.2006 N 18
Москва
Иванова Ирина Петровна работает старшим преподавателем кафедры
"Документоведение" Московского института юриспруденции по
совместительству с 01.04.2005 г.
Справка выдана для представления по основному месту работы.
Ректор института Кириллов В.С. Кириллов
Начальник отдела кадров Борисова А.Ю. Борисова
НОУ ВПО
"Московский институт
юриспруденции"

Л.А.Доронина

К. э. н.,

доцент кафедры документоведения

и документационного обеспечения

управления ГУУ

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна».

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector