Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Служебная записка об остатках отпусков

Как перенести отпуск

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. Образец служебной записки

  6. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.

Четких правил по заполнению данного заявления нет, как и нет единого для всех стандартного образца. Единственное исключение — крупные предприятия, иногда в их кадровых отделах имеются специально разработанные унифицированные бланки на все случаи жизни, в том числе и на предоставление отпуска.

Чаще всего заявление пишется в свободной форме.

Главное – указать в документе дату начала и конца отпуска, а также точное количество дней (по календарю) и, если запрашивается разрешение на внеочередной отпуск, написать о его причине.

Продолжительность отпуска может быть любой – смотря как договорятся руководитель и подчиненный. Однако следует помнить, что законная длина планового отпуска – 28 дней, поэтому, если отпуск требуется на более длительное время, то остальные дни идут за счет сотрудника.

Документ можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере – главное, чтобы на нем стояла «живая» подпись.

Узнайте к чему:  Пособие при сокращении беременной

Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч.

Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.

Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.

Следующая часть касается собственно содержания. Здесь надо написать просьбу об отпуске, обозначить его тип (очередной, внеочередной, без сохранения заработной платы и т.д.), желаемый период (число, месяц, год начала и конца отпуска) и точное количество календарных дней (включая первый и последний день).

В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.

После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение.

Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках).

  • работающего пенсионера;
  • инвалида;
  • внешнего совместителя;
  • студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
  • другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.

Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.

Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.

При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
  • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

Онлайн журнал для бухгалтера

Внимание

Возможно также начисление суммы в счет следующего аванса или заработной платы в зависимости от ее размера. Что делать, если нарушили ваши права? Куда можно обратиться, если официальный отпуск был перенесен без согласия работника? Прежде всего, имеет смысл переговорить с начальством и выяснить реальную причину таких действий с его стороны. Всегда проще попытаться договориться мирным путем, чем затевать конфликт.

Если же начальство категорически отказывается идти навстречу и обсуждать данный вопрос, притесненный сотрудник имеет право все же уйти в отпуск по графику и получить за это положенные ему отпускные. Важно в этом случае обратиться в профсоюз и написать соответствующее заявление.

Правила замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ — образцы документов и важные тонкости

В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.

Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета

Условия:

  • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
  • За этот период будет 10 рабочих дней.
  • Он имеет оклад 15 120 рублей.
  • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
  • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

Расчет:

  1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
  2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
  3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Узнайте к чему:  Срок давности протокола об административном правонарушении

График отпусков

Может ли работодатель не отпускать в отпуск: на чьей стороне закон». Между прочим, перенос отпуска на следующий год Трудовой кодекс допускает и по просьбе самого работодателя. Но только при условии, что сотрудник дал добро на отказ от основного отдыха в текущем году.

Это значит, что в следующем рабочем году он сможет отгулять, когда захочет. Как оформить Теперь о том, как оформить перенос отпуска по желанию работника. Первоначальным основанием выступает заявление от него с указанием причины, составленное в произвольной форме на имя руководителя предприятия либо начальника структурного подразделения.

Во втором случае непосредственному начальнику нужно оформить служебную записку о переносе отпуска. Образец этого документа тоже может быть выполнен в свободной форме. Затем на основании заявления или заявления и служебной записки готовят приказ о переносе отпуска на следующий год или месяц.

Если директор уходит отдыхать

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

Служебная записка об остатках отпусков

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. 1 ст. 252 НК РФ, например:

  • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременноПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
  • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометрап. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показанийПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;
  • объяснительная записка может пригодиться:

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

То же бывает, если вдруг требуется перенести уже утвержденный отпуск, несмотря на то, что сотрудник заранее побеспокоился о том, когда именно желает уйти на заслуженный перерыв в работе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (495) 212-90-15 . Это быстро и бесплатно !

О собственном отпуске работник пишет соответствующее заявление на имя директора, указывая в тексте, на какой тип отпуска он претендует – с сохранением содержания или без. Служебные записки (обычно адресуются также главе предприятия) оформляются, если нужно срочно отозвать человека из отпуска – и тогда обязательно указывается, в связи с чем.

Служебная записка об остатках отпусков

Либо если речь идет о том, на кого переложить свои должностные обязанности – и это тоже необходимо обосновать.

Как правильно составлять записки

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  • наименование структурного подразделения — составителя записки;
  • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
Узнайте к чему:  Как стать судьей во франции

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю… (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой
Главному бухгалтеру
А.Д. Жаровой
Принять меры к восстановлению ГТД


30.08.2012

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА
от 30.08.2012 № 12
О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Бухгалтер
Т.И. Богданова

С документом ознакомлены:

Начальникотделакадров
С.В. Климова

30.08.2012

Главныйбухгалтер
А.Д. Жарова

30.08.2012

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Бухгалтерия

Начальнику
технического отдела
А.П. Носову

СЛУЖЕБНАЯЗАПИСКА
от 13.08.2012 № 25

О представлении показателей для премирования

Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п. 4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела.

Главныйбухгалтер
А.Д. Жарова

С документом ознакомлен:

Начальниктехническогоотдела
А.П. Носов

13.08.2012

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Подготовить проект приказа
об отзыве из отпуска
Жаровой А.Д. с ее согласия


26.09.2012

ДОКЛАДНАЯЗАПИСКА
от 26.09.2012 № 28
О необходимости отзыва из отпуска
Жаровой А.Д.

В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей. В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией. В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д.

Заместительглавногобухгалтера
Н.В. Потапова

С документом ознакомлен:

Начальникотделакадров
С.В. Климова

26.09.2012

При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится.

Сделать это может любой заинтересованный в данном действии сотрудник. Так как решения по поводу отпусков и «перекраивания» штатного расписания входят в компетенцию только главы фирмы (или ее представительства), то на его имя и адресуются служебные записки.

Правила составления для разных ситуаций

Обычно такую записку пишет глава отдела, в котором сотрудник ушел в отпуск и его нужно заменить – так, чтобы на бизнесе не отразилось его отсутствие.

Генеральному директору ООО «Роза-Сателлит»

от руководителя отдела по работе с клиентами

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас издать распоряжение о временном возложении на менеджера Петрова Петра Петровича обязанностей старшего менеджера Никифоровой Марии Никифоровны на период ее отпуска с 20.05 2017 по 10.06.2017.

руководитель отдела по работе с клиентами

Сидорова Елена Ивановна (подпись).

16 мая 2017 года.

Директору Московского филиала

от руководителя департамента продаж Иванова И. И,

В связи с болезнью менеджеров Петровой О. П. и Ивановой А. А. предлагаю отозвать из отпуска старшего менеджера отдела продаж. Сидорову Е.В. с 20 августа 2016 года. Необходимость отзыва возникла из отсутствия сотрудников в связи с болезнью и, как следствие, критически низкого уровня продаж.

Руководитель департамента продаж Иванов Иван Иванович (подпись)

17 августа 2016 года.

О переносе

Генеральному директору ООО «Тау-Консалт»

от руководителя отдела персонала Александрова А. А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи со снижением количества клиентов прошу вас перенести отпуск старшему менеджеру по продажам Ильниу Илье Ивановичу с июля 2017 года на октябрь 2017 года в связи с тем, что его отсутствие в июле может крайне негативно отразиться на количестве продаж и группа без руководителя не выполнит привычного для нее оборота.

руководитель отдела персонала,

Александров Александр Александрович (подпись)

25 июня 2017 года.

Итак, служебную записку по вопросу, относящемуся к отпуску – как собственному, так и коллеги – может написать любой работник. Обычно это делает глава отдела, но может и сам человек, который собирается уйти на плановый отдых – в связи с тем, что лучше знает некоторые нюансы, позволяющие ему, скажем, рекомендовать на свое место того или иного человека, пока сам он будет греться под пальмами.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector