Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника

Нужно ли заключать новый трудовой договор, если уволенный работник вернулся обратно

Бухгалтер рассчитает пособие по общим правилам, действующим в 2018 году. То есть пособие будет рассчитано исходя из заработка за два календарных года, предшествующие отпуску по беременности и родам (по общему правилу это 2016 и 2017 годы).

При этом учитывается заработок с предыдущих мест работы (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ), в том числе и заработок по данному месту работы, начисленный за период действия прежнего трудового договора.

Порядок учета заработка за два календарных года, полученного у других работодателей, установлен частями 2 , 2.1 и 2.2 Закона № 255-ФЗ.

Чтобы заработок, полученный у других работодателей, был учтен при расчете пособия по беременности и родам, сотруднице необходимо представить справки о сумме заработка с других мест работы. Все справки должны быть составлены по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Этим же приказом утвержден порядок их выдачи.

Если получить справку о заработке у предыдущего работодателя сотрудница не может, организация, назначающая пособие, по заявлению работницы должна направить запрос в Пенсионный фонд о предоставлении соответствующих сведений (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Что касается сведений о доходах сотрудницы в организации, из которой она уволилась и в которую вновь пришла на работу, то все данные для расчета пособия в компании есть. Эти сведения есть также и в справке, которую работодатель выдал работнице ранее в день увольнения (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).

Согласно действующим правилам расчета, пособие по БиР исчисляется на основании зарплаты сотрудницы за два предыдущих календарных года. То есть, если расчет производится в 2018 году, то в расчете участвуют 2016 и 2017 годы.

Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника

Втом числе необходимо учитывать доход сотрудницы по прежнему месту работу. Сэтой целью сотрудница с прежних мест работы должны принести справки о доходах. Если получить такую справку она не может, то настоящий работодатель может направить заявление в Пенсионный фонд для получения необходимых сведений.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности производят исходя из заработка за 2 предшествующих года. Поэтому в расчете должны учитываться суммы, полученные работником и по предыдущим местам работы и по данной организации, но по прошлому трудовому договору.

Особенности повторного оформления

При заключении нового трудового договора с бывшим работником часто возникает вопрос: нужно ли требовать от него копии личных документов, заявления на вычеты, присваивать ему новый табельный номер, заводить новую личную карточку и личное дело? Давайте разбираться.

При повторном заключении с сотрудником трудового договора специалист кадровой службы должен потребовать у работника (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • свидетельство о государственном пенсионном страховании (СНИЛС).
Узнайте к чему:  Что должно быть на ценнике по закону 2019

Работодателю также необходимы:

  • документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки);
  • сведения об ИНН. Если у работника есть свидетельство о его присвоении, копию документа нужно представить при оформлении на работу.

Для получения стандартных налоговых вычетов сотрудник должен написать заявление и представить копии документов, подтверждающих его право на вычеты (как на себя, так и на детей):

  • удостоверения участника ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, удостоверения ветерана Великой Отечественной войны, справки об установлении инвалидности и т. п.;
  • свидетельства о рождении детей, о браке, о смерти супруга и др.

Казалось бы, зачем заново собирать все бумаги, ведь в архиве предприятия уже есть полный пакет бумаг, оставшихся со времени действия прошлого трудового договора? Дело в том, что сведения, содержащиеся в архивных копиях, могли устареть.

Если какие-либо существенные изменения в жизни работника происходят в период действия трудового договора, он обязан (как правило, эта обязанность предусматривается в трудовом договоре) уведомить о них работодателя.

Если же сотрудник о них не уведомил и работодатель в связи с этим неправильно исчислил страховые взносы, не выполнил обязанности налогового агента, переплатил сумму пособия и т. д., ответственность за это возлагается на работника.

А если в момент трудоустройства работодатель не потребовал подтверждения заявленных работником фактов, имеющих значение для исчисления выплат, налогов и взносов, а потом допустил, например, в расчете налога ошибку, то ответственность несет работодатель.

Табельный номер

При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы. Порядок присвоения табельных номеров законодательством не установлен.

Есть лишь общие рекомендации — при увольнении работника его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому сотруднику в течение одного-двух лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных приложением к письму Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.73 № 75-АБ/ 89/10-80).

Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника

Из этой нормы можно сделать следующий вывод. Если уволившийся сотрудник вновь принят на работу до того, как прошло два года после увольнения, за ним можно сохранить прежний табельный номер.

Раньше это не всегда было возможно. Например, пользователи устаревшей версии «1С ЗУП 8.0» из-за программных ограничений не могли этого сделать. Сейчас в программах «1С 7.7 Зарплата и Кадры» и «1С 8.2 Зарплата и Управление персоналом» бухгалтер может сам определить, какой табельный номер присвоить сотруднику при повторном приеме на работу. Следовательно, можно присвоить вернувшемуся работнику тот же самый табельный номер.

Узнайте к чему:  Договор купли-продажи автомобиля 2019 года

Личная карточка

При оформлении на работу бывшего сотрудника заводить на него новую личную карточку нужно обязательно. Для этого есть по меньшей мере три причины.

Во-первых, форма № Т-2 заполняется при приеме на работу и передается в архив при увольнении сотрудника.

Во-вторых, в графе «Трудовой договор» указывается номер и дата его составления. А ей будет являться дата заключения последнего трудового договора. Кстати, если дата подписания трудового договора отличается от даты начала работы, следует указать две даты, поскольку это имеет значение при исчислении отпускного стажа.

В-третьих, при увольнении сотрудника в разделе XI личной карточки указывают дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора.

Личное дело

Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника

Если в организации ведутся личные дела работников, то при повторном приеме сотрудника заводится новое личное дело. Это следует из пункта 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 .

Согласно этому пункту крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника. А значит, личное дело заводится сразу же после издания приказа о приеме на работу, а после увольнения оно сдается в архив.

Копии документов после увольнения сотрудников

Если с бывшим работником заключается новый трудовой договор, то он должен предоставить (65 ТК РФ):

  • паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность;
  • СНИЛС;
  • документ воинского учета;
  • документы об образовании, о квалификации, а также о наличии спецзнаний;
  • ИНН (если у работника есть такое свидетельство, то его копия предоставляется при трудоустройстве).

Важно

Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» обществу было выдано предписание N П-61-0031 с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд. Читайте о приказе о защите персональных данных больше информации в статье по ссылке.

Инфо

Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации.

при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Я так понимаю, если работник дает письменное согласие на обработку персональных данных, то он должен письменно это согласие и отзвать. Вот в консультанте наткнулся «ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ» от 03.08.2012г.

Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника

Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:в случае их обезличивания;по истечении 75 лет срока их хранения;в других случаях, предусмотренных федеральными законами. В этом же путеводителе говорится, что срок хранения персональных данных 75 лет, ссылка на положение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Узнайте к чему:  Уволить из за сложившейся ситуации

Вычеты на детей бывшим сотрудникам

Приняв на работу бывшего сотрудника, бухгалтерия сталкивается с необходимостью предоставления вычетов на детей.

Ситуации Как предоставить вычет
Работник вернулся на прежнее место не с начала года Налоговый вычет работнику предоставляется с того месяца, в котором его приняли на работу. Если он устроился не в начале года, то сумму доходов рассчитывают с учетом выплат по прежнему месту работу. Данный доход подтверждается справкой 2-НДФЛ от прежнего работодателя. Если справка им не предоставлена, то и право на вычет на ребенка он не имеет.
После увольнения работник не был трудоустроен Если после увольнения работник так и не трудоустроился, то стандартный вычет ему можно предоставить без справки 2-НДФЛ. Основанием для вычета является заявление самого работника, в котором он указывает, что в этом году он не был нигде трудоустроен и дохода не имел.
Вычет за прошлый год Если работник уволился еще в прошлом году и после этого нигде не работал, то вычеты за прошедший период предоставлять ему не нужно. По прошедшим периодам работник сам обращается в налоговую по месту жительства.

Иногда у бухгалтеров возникают вопросы о порядке предоставления вычетов на детей сотрудникам, повторно заключившим трудовой договор.

По общему правилу стандартный налоговый вычет по новому месту работы предоставляется начиная с месяца, в котором сотрудник устроился на работу. При этом если работник трудоустроился не с начала года, размер дохода, при котором он имеет право на вычет (в 2018 году это 350 000 руб.

Размер этого дохода подтверждается справкой по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такое разъяснение дано в письме ФНС России от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ . Если сотрудник справку не представит, права на применение стандартного налогового вычета на ребенка он иметь не будет.

Если уволившийся работник нигде не работал, стандартный вычет за текущий календарный год ему можно предоставить с момента начала работы в этой же организации и без предъявления справки 2-НДФЛ .

Основанием для такого решения будет заявление работника. В нем он должен указать, что в текущем календарном году он не работал и доходов не имел. Также в трудовой книжке работника не должно быть записей о трудоустройстве в другую фирму (письмо ФНС России от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@).

Вычеты за прошлый год

Работник уволился в прошлом году. После увольнения нигде не работал. Вычеты не использовал. Повторно поступил к вам на работу в текущем году. Должна ли бухгалтерия предоставить ему вычеты за истекший налоговый период?

Нет, не должна. За вычетами, не использованными за прошлые налоговые периоды, работник должен сам обратиться в свой налоговый орган по месту жительства.

Шаг 4: отредактируйте стаж в отчёте в ПФР

https://www.youtube.com/watch?v=7qsRjILKxPg

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector