Пошаговая процедура утверждения должностных инструкций

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Общие рекомендации по разработке должностных инструкций

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет. 

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Пошаговая процедура утверждения должностных инструкций

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. 

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Здесь указываются специальные знания, знания законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций, методов и средств, которые сотрудник должен применять при выполнении должностных обязанностей. 3. «Требования к квалификации». В этом разделе определяется уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. Это может быть вызвано, например, изменением организационных и (или) технологических условий труда.

Обычно перечень трудовых обязанностей закрепляется именно в должностной инструкции, которая в таком случае становится частью трудового договора.Поскольку изменение трудовой функции работника, за некоторыми исключениями, которые к рассматриваемой ситуации отношения не имеют (части вторая и третья ст. 72.2, ст.

Узнайте к чему:  Отправила жалобу в департамент образования когда ответят

Срок доведения должностных инструкций после утверждения

73 ТК РФ), допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст.ст. 72.1, 74 ТК РФ), при пересмотре должностной инструкции в части, касающейся перечня трудовых обязанностей, работодатель должен заключить с работником письменное соглашение (ст. 72 ТК РФ). Иначе новая редакция должностной инструкции к работнику применяться не будет (смотрите, например, Судебную практику по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2007 года — раздел «Надзорная практика», п. 3).

Примерный образец Лист ознакомления с должностной инструкцией водителя Nп/п Фамилия, имя,отчествоработника Дата и номерприказа оприеме наработу Должность Датаознакомления иполучения копииинструкции Личнаяподпись 1 ГоротеньковИванАлексеевич Приказ от10.10.2009N 18 Водитель 10.10.2009 Горотеньков 2 ФонаревЕвгенийАполлинариевич Приказ от12.10.

2009N 19 Водитель 13.10.2009 Фонарев Структура Должностная инструкция состоит из нескольких разделов. 1. Общие положения. 2. Функции работника. 3. Должностные обязанности. 4. Права и полномочия. 5. Ответственность. Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» [1]. Раздел «Общие положения».

Как написать должностную инструкцию

1. Общие положения

В этом разделе указываются квалификационные требования к должности: уровень образования, специализация, наличие дополнительной профессиональной подготовки. Сюда же входят требования к опыту работы, стажу трудовой деятельности по данной специальности. В этом разделе следует перечислить (если они имеются) и требования в отношении специальных знаний и навыков: нормативно-правовых, владения компьютером или иностранными языками.

Кроме того, в этом разделе следует дать перечень основных организационно-правовых документов и нормативных актов, которыми работнику следует руководствоваться при выполнении должностных обязанностей. Если должность – руководящая, в разделе следует привести перечень структурных подразделений или тех должностей сотрудников, которые непосредственно подчиняются данной штатной единице.

2. Должностные обязанности

В этот раздел необходимо включить полный перечень выполняемых функций с учетом тех задач, которые стоят перед данным подразделением. Направления трудовой деятельности сотрудника должны быть изложены максимально полно и подробно.

3. Права

Здесь оговариваются полномочия, предусмотренные для данной должности. Они должны быть конкретизированы с учетом специфики должности, выполняемой трудовой функции и обязанностей. В разделе можно привести перечень документов-оснований, определяющих права сотрудника.

4. Ответственность

Узнайте к чему:  Ходатайство о восстановлении срока подачи апелляционной жалобы

В этом разделе предусматриваются виды ответственности за несоблюдение работником положений должностной инструкции. Данный раздел может содержать как общие ссылки на Трудовой кодекс, так и конкретизировать порядок наложения взыскания. Помните, что все виды дисциплинарных взысканий за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, перечислены в ст.192 ТК РФ.

Это – замечание, выговор и увольнение. Для отдельных категорий работников законами, уставами, положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды дисциплинарных взысканий. Но большинство работодателей вправе применять только те виды дисциплинарных взысканий, которые перечислены в ст.192 ТК РФ.

В должностную инструкцию можно также включить разделы:

  • «Схема подчиненности», где оговорить взаимоотношения по должности;
  • «Возможности замещения»;
  • другие разделы, учитывающие специфику работы в организации.

1. «Должностные обязанности». В этом разделе устанавливаются  основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

2. «Должен знать». Этот раздел содержит основные требования, предъявляемые к работнику. Здесь указываются специальные знания, знания законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций, методов и средств, которые сотрудник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

3. «Требования к квалификации». В этом разделе определяется уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

  • юрисконсульт,
  • специалист кадрового отдела,
  • секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

  • номер,
  • дату и место составления,
  • название компании,
  • полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Узнайте к чему:  Как заполнить квитанцию за коммунальные услуги образец

Пошаговая процедура утверждения должностных инструкций

Между тем должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Должностные инструкции являются не простой формальностью, это документы, определяющие задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Приказ об утверждении должностной инструкции Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции Должностная инструкция финансового директора Журнал регистрации должностных инструкций Несмотря на необязательность должностных инструкций, многие работодатели, понимая ценность этих локальных документов, предпочитают закреплять должностные обязанности работников именно там.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников 

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д. 

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ). 

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector