Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Подвиды штатного расписания

Для ООО

Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Графа 3 «должность (профессия, специальность), ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

Пример штатного расписания для производственного предприятия.

Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?

Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

  • Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
  • Указать код ОКПО.
  • Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
  • В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
  • В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц .
  • Заполняются графы.

Что это за документ?

После того как утверждается новая редакция штатного расписания, старая утрачивает силу. Однако, после этого оно должно еще определенное время быть на предприятии. Это связано с тем, что многие проверки затрагивают прошлые периоды.

Действует правило, исходя из которого штатное расписание, утратившее силу, необходимо хранить на предприятии в течение трех лет, последующих после этого события.

Это же относится и к документам, на основе которых осуществлялось внесение изменений в штатное расписание.

Несмотря на то, что Приказ Минкультуры №558 в своем перечне типовой документации содержит такое наименование документа, как штатная расстановка, ведение указанного документа не является обязательным, и кадровые работники могут его и не создавать.

Однако если требования по ведению штатного списка содержатся в отраслевых приказах, что актуально для Ростехнадзора РФ, список необходимо будет ввести в перечень обязательной кадровой документации.

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

Штатное расписание форма Т-3

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

  • Наименование отделов, присвоение им кода.
  • Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
  • Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

  • Сформировать организационную структуру предприятия.
  • Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
  • Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
  • Установить надбавки и их размер.
  • Облегчить подбор персонала на вакансии.

Кто обязан СОСТАВЛЯТЬ штатное расписание

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа.Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа.Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа.Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа.Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа.Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа.Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа.Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа.Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления данного документа:

  • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
  • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Статья 15. Трудовые отношения

Трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации;

конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Статья 57. Содержание трудового договора

В трудовом договоре указываются:………………………….Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:……………………….трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). ………………………..

Видим, что про штатное расписание в ТК РФ только две статьи. На первый взгляд, законодатель вроде бы и не обязывает иметь штатное расписание, но не просто так ведь разработана и утверждена унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание».

Узнайте к чему:  Продление командировки как оформить

Итак, ниже рассмотрим для чего нужно штатное расписание, как заполняется, как вводится в действие.

к меню ↑

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации.

На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники.

Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели.

В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

к меню ↑

При принятии данного решения администрации организации нужно учитывать размер фирмы и количество сотрудников на предприятии.

Данная обязанность на крупных предприятиях возлагается на кадровую службу, которая перед составлением данного документа должна провести ряд мероприятий по определении существующих трудозатрат по каждой должности, соотнести название профессий с требования соответствующих справочников, профстандартов. При этом они к данным действиям могут привлекать различных специалистов в организации.

На небольших предприятиях создание штатного расписания могут поручить бухгалтеру, экономисту, юристу или иному специалисту. Эту обязанность может взять на себя директор фирмы.

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

Сроки хранения документа

В рамках Приказа Минкультуры №558 стандартное штатное расписание хранится на предприятии согласно п.71 не менее 3-х лет. А вот срок хранения расстановки в силу п.74 составляет 75 лет, учитывая, что указанный документ содержит личные данные сотрудников предприятия.

Как отразить вакансии в штатном расписании пример

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  • Наименование организации, согласно учредительным документам;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  • Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

ООО «Гаспром»

ИНН 4301123456, КПП 430101001, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 90

об утверждении штатного расписания

г. Москва 8.10.2015

В соответствии с разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание от 8.10.2015 № 15 с численным составом в количестве 18 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 317 000 руб.

Приложение: штатное расписание на двух листах.

Директор ____________ А.В. Иванов

Согласовано:

Главный бухгалтер _________ А.С. Петрова

Начальник отдела кадров _________ Е.Э. Громова

С приказом ознакомлены:

Помощник бухгалтера ___________ В.Н.Зайцева
8.10.2015

Секретарь ____________ Е.В. Иванова
8.10.2015

………….. и т.д. все сотрудники знакомятся под роспись с приказом …..

Руководитель может уполномочить любое иное лицо на подписание приказов по штатному расписанию.

Главный бухгалтер и кадровый работник в обязательном порядке подписывают только само штатное расписание. В приказе их визы не обязательны. Они знакомятся с приказом так же, как и другие сотрудники.

к меню ↑

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Порядок утверждения штатного расписания

Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

  1. Издается приказ о разработке проекта документа.
  2. В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

    Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

    ПРИКАЗ

    О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

    Приказываю:

    Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

    Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

    Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

    Подпись, печать, дата.

  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
  4. С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
  5. Создается структура предприятия.
  6. При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

  7. Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.
  8. К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

  9. Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
  10. Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.
  11. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений.

В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах.

В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

к меню ↑

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами).

Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда).

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

  • руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
  • производственные подразделения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

к меню ↑

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий).

Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы.

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации.

Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

к меню ↑

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда МРОТ.

Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно.

Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

к меню ↑

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Правила и инструкция заполнения

Для данного документа предусмотрена стандартная форма Т-3. Но компания может разработать этот бланк самостоятельно, используя обязательные к применению реквизиты. Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам согласно представленной инструкции.

Составление документа начинается с указания полного наименования фирмы, а также в соответствующем поле — присвоенного кода согласно справочнику ОКПО.

Затем записывается порядковый номер штатного расписания, который присваивается исходя из количества принятых редакций в текущем году. Рядом проставляется дата, когда было составлено штатное расписание.

После этого указывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может совпадать с датой создания, или наступать позднее. Справа от этого поля находится место, в которое заносятся номер и дата приказа, утвердившего бланк, и общее число штатных единиц, содержащихся в нем.

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

Основное поле документа представляет собой большую таблицу.

Столбец «Структурное подразделение» должен содержать название отдела компании согласно принятой в ней организационной структуре. Если помимо буквенного обозначения используется еще и цифровое, то такой код нужно записывать в следующем столбце.

Очень часто код составляется только из цифр, либо первых букв названия отдела. Однако если у фирмы открыто несколько представительств или обособленных подразделений, то в код можно также включить обозначение региона или города.

В столбце «Должность» записываются названия открытых в компании должностей или специальностей. Важно производить заполнение документа таким образом, чтобы после названия структурного подразделения в данном столбце перечислялись соответствующие ему должности.

Желательно при указании названий должностей использовать обозначения, установленные справочником ОКПДТР, но для коммерческих компаний это правило не является обязательным для исполнения. А вот бюджетные учреждения, наоборот, должны его строго соблюдать, а кроме этого указывать в штатном расписании класс и разряд сотрудников.

Однако, эти данные необходимо проставлять напротив тех должностей, которые входят в число опасных или вредных, поскольку данный факт будет иметь значение при определении льготного стажа.

В столбце «Количество штатных единиц» прописывается то количество сотрудников, которые должны быть приняты по этой должности. Если определено, что по этой позиции должны быть приняты совместители, то их количество указывается в дробном выражении, соответствующем размеру ставки — например, 0,25 или 0,5.

В столбец «Оклад» записывается тот размер зарплаты, который будет получать сотрудник, работающий в данной должности. Этот же размер оклада необходимо указывать в трудовом соглашении.

Если в компании введена сдельная зарплата, то сюда необходимо записывать заработок рабочего за месяц, который получается умножением тарифной ставки на месячный объем продукции.

В том случае, когда для определенной должности устанавливается почасовая оплата труда, то в этом столбце допускается указать расценку за час работы, а в конце документа, в столбце «Примечание» записать «Почасовая оплата труда» и сделать ссылку на локальный акт, который ее регулирует.

Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами.

В столбец «Всего» записывается фонд оплаты по данной должности, который определяется перемножением размера зарплаты на количество штатных единиц.

Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

Нормативная база

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

КТО должен составлять Штатное Расписание и вносить в него изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

  • Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
  • Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

штатное расписание форма т-3

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение оплаты труда, перевод.

При изменении должности, условий труда сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

  • Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
  • Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
  • Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
  • Запись полученных изменений в трудовую книжку.

к меню ↑

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя «О внесении изменений в штатное расписание». Изменения могут быть следующими:

  • переименование должности, специальности, профессии;
  • переименование структурного подразделения;
  • изменение тарифной ставки (оклада);
  • изменение количества штатных единиц (увеличение, уменьшение).

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

к меню ↑

1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание со следующим регистрационным номером утверждается приказом руководителя.

2. Если изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить приказом (распоряжением) «О внесении изменений в штатное расписание». В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

  • реорганизация организации;
  • расширение или сокращение производственной основы организации;
  • проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
  • изменение законодательства;
  • увеличение численности рабочих и нагрузки на административно-управленческий персонал и так далее.

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

к меню ↑

Процесс внесения изменений в штатное расписание зависит от количества таких корректировок. Если их количество велико, то рациональнее отменить старое штатное расписание и ввести в действие новое, которое будет учитывать все нововведения.

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Чем отличается от штатного расписания?

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Расписание Расстановка
Обязательно к ведению в компании Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3 Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

  • Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
  • Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и имеет 10 стандартных граф, отражающих основные сведения — от наименования должности до размера оклада.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Штатная расстановка в 2019 году

В большинстве случаев покадровый список оформляется на основании штатного расписания, но с учетом некоторых нюансов, заключающихся в дополнительных подразделах, предназначенных для внесения некоторых сведений указанных выше.

Как выглядит форма?

Покадровый список представляет из себя формуляр в виде таблицы, в основе которого лежит стандартное штатное расписание с несколькими дополнительными графами, введенными как в середине таблицы, так и в конце:

  • Пофамильный список сотрудников приводится сразу же после графы 4, отражающей количество штатных единиц для того чтобы наглядно было видно, кто занимает какую должность и какой квалификацией располагает.
  • После примечания, в котором обычно указываются некоторые нюансы по оплате (к примеру, размер почасовой оплаты), вводится еще одна графа, где отражается уже пребывание работника в декретном отпуске либо же занятие определенной должности в режиме совместительства.
  • Затем следуют сведения о принадлежности к льготной категории и размере отпусков.
  • Последним подразделом целесообразно ввести сведения о дате приема работника либо его переводе для того, чтобы было удобно рассчитать общий стаж работы на предприятии либо право на тот же ежегодный отпуск.

Графы можно заполнять как в электронном так и рукописном виде, дополняя необходимыми сведениями по мере необходимости.

Штатное расписание форма Т-3: бланк и образец заполнения

Как правило, покадровый список ведется для обобщения сведений о сотрудниках имеющихся в штате, поэтому заполнение расстановки в основном осуществляет инспектор кадров, который и располагает всеми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов компании.

Как и чем утверждается?

Штатное расписание вступает в силу только после утверждения указанного документа приказом по предприятию. Соответственно для того чтобы и расстановка обрела законную силу, аналогичный приказ должен быть издан уже и для покадрового списка.

Приказ (образец)

С образцом приказа можно ознакомиться ниже.

Приказ об утверждении штатной расстановки

Кто ведет?

Как правило, с покадровой расстановкой работает отдел по трудовым ресурсам, который может состоять из нескольких сотрудников. Именно поэтому при издании приказа об утверждении штатного списка целесообразнее сразу оговорить и ответственное лицо по ведению указанного документа.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector